تابع Vlookup در اکسل

• معرفی تابع Vlookup در اکسل

به جرأت میتوان گفت که یکی از مهمترین و پرکاربردترین توابع موجود در اکسل ؛ VLOOKUP است. از آنجایی که ممکن است همه اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک نتیجه در یک Sheet موجود نباشند ؛ از اینرو بایستی از تابع Vlookup در اکسل استفاده و داده ها را از بخش های مختلف فراخوانی کنیم.

این تابع در دسته توابع مرجع و جستجو (Lookup & Reference) قرار دارد. حرف V قرار گرفته در ابتدای نام این تابع مخفف کلمه Vertical به معنی  عمودی است. این حرف برای ایجاد تمایز تابع VLOOKUP از تابع HLOOKUP مورد استفاده قرار میگیرد. تابع HLOOKUP به جای ستون، مقادیر را در یک ردیف مورد جستجو قرار می دهد. حرف H در ابتدای نام تابع HLOOKUP مخفف کلمه Horizontal یعنی افقی است.

• گرامر تابع Vlookup 

VLOOKUP (lookup_value , table_array , col_index , [range-lookup])=

1. Lookup_value: مقداری که قصد داریم در اولین ستون جدول جستجو کنیم را در این قسمت قرار میدهیم. این مقدار می‌تواند از نوع عدد ؛ تاریخ ؛ متن ؛ آدرس سلول و مقدار بازگشتی توسط تابع دیگری باشد. لازم له ذکر است که مقادیر متنی را همیشه باید در ” ” قرار دهیم.
2. Table_array: محدوده مورد نظر که می‌خواهیم جستجو در داخل آن انجام شود که شامل دو یا چند ستون از اطلاعات قرار گرفته در جدول است. تابع VLOOKUP همواره در ستون اول جدول ، مقدار مورد نظر را جستجو می‌کند که میتواند دارای متن ، اعداد ، تاریخ و مقادیر منطقی (True ؛ False) باشد.
3. Col_index_num: شماره ستونی که قصد داریم مقدار مورد نظر از آن بازگردانده شود را در این بخش وارد کنید. دقت داشته باشید هرگاه جهت نمایش صفحه از چپ به راست باشد عمل شمارش از سمت چپ ‌ترین ستون و هرگاه جهت صفحه از سمت راست به چپ باشد عمل شمارش از راست ترین ستون آغاز می‌شود.
4. Range_lookup: در این قسمت تعیین ‌میکنیم که آیا برای جستجو به مطابقت تقریبی یا دقیق نیاز داریم.

• • TRUE (مطابقت تقریبی): اگر در هنگام جستجو تطابق دقیقی پیدا نشود ، تابع نزدیکترین مطابقت را جستجو خواهد کرد.
  • FALSE (مطابقت دقیق): این فرمول مقداری دقیقاً برابر با مقداری که جستجو می شود را پیدا خواهد کرد.

فرض کنید یک جدول از مشتریان خود را که در استانهای مختلف کشور قرار دارند ؛ در اختیار دارید و می خواهید با انتخاب کردن نام و نام خانوادگی آنها از لیست کشویی ؛ سایر اطلاعات آنها اعم از شناسه مشتری ؛ استان و تعداد سفارشات آنها به نمایش درآید.

حالا در ادامه با نوشتن تابع Vlookup در داخل سلولهای شناسه مشتری ؛ استان و تعداد سفارشات ؛ میخواهیم تا با انتخاب نام و نام خانوادگی این سلول ها اطلاعات مربوط به هر شخص را به نمایش درآورند.

• • فرمول سلول شناسه مشتری

نتیجه فرمول نوشته با خطای N/A# روبرو خواهد شد. شاید از خود سوال کنید که چرا این خطا ممکن است بوجود آید؟ مگر ما دقیقأ مطابق گرامر فرمول عمل نکردیم؟ پس چرا نتیجه درستی بدست نیامد؟

پاسخ : اگر به بخش معرفی گرامر و آرگومان های تابع Vlookup دوباره نگاه کنید ؛ در Col_index_num گفتیم که پارامتری که بعنوان Lookup_value در نظر میگیریم بایستی الزامأ بعنوان اولین ستون در سمت راست یا چپ جدول قرار بگیرد.

اما همانطور که در تصویر بالا می بینید نام و نام خانوادگی بعنوان پارامتر جستجو در نظر گرفته شده است ؛ پس این پارامتر بایستی بعنوان ستون اول در جدول حاوی اطلاعات باشد و این در حالی است که شناسه مشتری بعنوان ستون اول است ؛ پس برای رفع خطا کافی است ستون نام و نام خانوادگی را به ابتدای جدول و اولین ستون انتقال داده و فرمول را برای Col_index_num باز نویسی کنیم.

در واقع در فرمول بالا گفتیم که به دنبال ستون شناسه مشتری میگردیم که باید متناظر با نام انتخابی از لیست کشویی باشد ؛ همانطور که در تصویر هم ملاحظه می‌کنید ؛ این ستون بعنوان دومین ستون جدول است پس باید در داخل فرمول در آرگومان Col_index_num عدد 2 را قرار دهیم. در ادامه فرمول را در داخل سلولهای استان و تعداد سفارشات می نویسیم.

• • فرمول سلول استان

• • فرمول سلول تعداد سفارشات

البته میتوانیم بجای آنکه فرمول را بصورت جداگانه و تک به تک داخل هر سلول بنویسیم ؛ یکبار آن را در سلول شناسه مشتری نوشته و سپس با مطلق کردن آدرس آرگومان اول و دوم تابع ؛ فرمول را از طریق خاصیت AutoFill در اکسل به سلولهای بعدی تعمیم دهیم.

در نهایت پس از آنکه فرمول را در هر سه سلول وارد کردیم نتیجه بصورت زیر در خواهد آمد و با تغییر سلول نام و نام خانوادگی اطلاعات سایر سلول ها نیز بروز رسانی خواهد شد.