مدیریت پروژه چیست؟

• مدیریت پروژه چیست؟

قدمت استفاده از علم مدیریت پروژه به هزاران سال قبل باز می گردد. مصریان باستان برای ساخت اهرام از این علم بهره برده اند. اما مدیریت پروژه به عنوان شاخه جدیدی از مدیریت کار خود از نیمه دوم قرن بیستم آغاز کرد. این رشته بسیار نوپاست و برای شناخت جنبه های مختلف آن باید مورد بررسی قرار گیرد.

مدیریت پروژه علم تخصیص ، به کارگیری و کاربرد منابع جهت حصول به اهداف معین و از پیش تعیین شده و در مدت زمان محدود می باشد. در حال حاضر مدیریت پروژه به عنصری کلیدی در موفقیت سازمان ها در عرصه جهانی بدل شده و به عنوان یک فرآیند مجزا در تجارت ظهور پیدا کرده است.

شرکت ها برای بقا در دنیای پر تلاطم کسب و کار بیش از پیش به آن نیازمندند. مدیران پروژه بر خلاف مدیران بخش های بازرگانی و تجاری ، با طیف گسترده ای از وظایف و فعالیت های پیچیده مواجه هستند. چرا که آنها باید حجم عظیمی از فعالیت های متنوع و گوناگون را با اختیار داشتن ، زمان و منابع محدود به سر انجام برسانند.

• رویکرد سیستمی در مدیریت پروژه

واضح  است که هیچ پروژه ای در خلاء صورت نمی گیرد؛ در واقع هر پروژه ای با محیط خارجی خود در ارتباط است. پروژه مواد و عوامل را دریافت می کند، و پس از تغییر شکل و تبدیل آن به محصول ، به محیط تحویل می دهد. ورودی هایی که به پروژه تزریق می شود: سرمایه ، نیروی کار ماهر، مهارت و دانش فنی مدیریت است.

از طرفی  ذینفعان زیادی در ارتباط با پروژه وجود دارندکه نیازمندی های آنها بسیار متنوع و متفاوت است. گاهی این نیازمندی ها در مقابل یکدیگر قرار می گیرد. وظیفه مدیریت پروژه ، ترکیب این تقاضاها و اهداف است. برای مثال تقاضای کارکنان حقوق و مزایای بیشتر و امنیت شغلی بالاتر است. از طرفی کارفرمایان نیازمند انجام صحیح و دقیق پروژه با حداقل هدر رفت منابع هستند.

همچنین پیمانکاران نیازمند به اطمینان از خرید درست و به موقع کالای خویش توسط مدیر پروژه هستند. سهامداران نه تنها اصل سرمایه و سود بالاتر را می طلبند، بلکه به دنبال حداقل ریسک هستند. دولت به دنبال دریافت مالیات و رعایت قوانین  و مقررات توسط کارفرما است. همچنین جامعه توقع دارد تا موسسه مشاغل زیادی را برای شهروندان فراهم نماید.

سایر تقاضاها مانند رقبا و اتحادیه ها و سندیکاها و… هیچ کدام در یک راستا نیستند. بنابراین نگاه سیستمی به مدیران پروژه این امکان را می دهد که نگاهی جامع  و کامل به همه مسائلی که در فراگرد پروژه نقش ایفا می کنند، داشته باشند. و با ایجاد تعادل بین نیازمندی های آن به شکل بهینه ، به اهداف پروژه نائل آیند.

• وظایف کلیدی مدیران پروژه

به طور کلی مدیران پروژه مسئولیت برنامه ریزی ، سازماندهی و هدایت پروژه را برعهده دارند و اطمینان از اینکه پروژه با بودجه ای که در اختیارش قرار گرفته به موقع به پایان می رسد. وظایف دقیق مدیر پروژه با توجه به صنعتی که در آن فعالیت می کند، متفاوت است.

اما باید توجه داشت که آنها برای انجام درست وظایف محوله به افرادی مناسب که درک درستی از نقش خود داشته باشند، نیازمندند. در همه جای دنیا مدیران پروژه ، وظایف  خود را با استفاده از فرآیند “چرخه عمر پروژه” به پنج بخش اصلی تقسیم می کنند.

• مرحله آغازین

مدیر پروژه ، در ابتدا هر پروژه جدید ، اهداف اصلی و حوزه فعالیت آن را تعریف می کند. آنها همچنین موضوعاتی که برای ذینفعان داخلی و خارجی سازمان مهم است ، و نیز اختیاراتی که برای انجام وظایف مورد نیاز است را شناسایی می کند.

• سوالات کلیدی که مدیران پروژه در این مرحله باید از خود بپرسند:

• چرا پروژه مهم است؟
• چه مشکلی قرار است با انجام این پروژه حل شود؟
• چه عواملی در موفقیت پروژه حیاتی است؟
• این پروژه در چه شرایطی قرار است انجام شود؟
• پروژه چگونه قرار است تامین مالی شود؟
• و برای انجام چه میزان زمان نیاز است؟

• مرحله برنامه ریزی

برنامه ریزی پروژه عبارت است از تهیه اطلاعات مورد نیاز  با توجه به فرآیندهای پروژه مانند زمانبندی ، منابع ، هزینه، حوزه فعالیت، ریسک و…  تقریبا بیش از نیمی از فعالیت های مدیریت پروژه به برنامه ریزی اختصاص دارد. از این رو برنامه ریزی از اهمیت ویژه برخوردار است. زمانی که مجوز های لازم صادر شد، مدیر پروژه با ذینفعان کلیدی برای خلق برنامه یکپارچه برای حصول به اهداف مورد نظر، همکاری می کند.

طرح ریزی برنامه حین انجام پروژه به مدیران امکان نظارت بر مسائلی همچون ریسک موجود، هزینه های احتمالی و… را می دهد. این موضوع حائز اهمیت است که برنامه ریزی تا زمانی که پروژه به اتمام نرسیده، ادامه می یابد. با فرآیند برنامه ریزی باید به دید یک سند زنده و پویا نگاه کرد؛ که در چرخه حیات پروژه دائما تغییر می کند. در ادامه به ذکر چند مورد از مهمترین وظایف مدیر پروژه در مرحله برنامه ریزی می پردازیم.

• تهیه فهرستی از فعالیت هایی که باید انجام شوند
• بررسی روابط و همپوشانی بین فعالیت ها
• ترسیم شبکه زمانبندی پروژه
• تخمین بازه زمانی که پروژه در طول آن باید انجام شود.
• برآورد هزینه های مستقیم و غیر مستقیم
• بررسی مسائل و مشکلات احتمالی که ممکن است در حین پروژه اتفاق بیفتد.

• مرحله اجرا

در طی این مرحله، اعضای تیم کارهایی که برای هر بخش شناسایی شده را انجام می دهند. نقش مدیر پروژه در این بخش اطمینان یافتن از تخصیص درست کارها و انجام کامل وظایف طبق جدول زمانبندی پروژه است. در اینجا به برخی از مهمترین وظایف مدیر پروژه می پردازیم:

• هماهنگی، مشارکت و راهبری جلسه های کنترل پروژه در جریان اجرای کار
• نظارت بر صحت ارتباطات و تبادل درست و به موقع اطلاعات
• تعیین میزان پیشرفت فیزیکی پروژه در قالب چارت ها و نمودار
• بررسی پیشرفت پروژه و تصمیم گیری جهت بهبود عملکرد آن
• تهیه گزارش های مدیریتی جهت ارایه در جلسه های هماهنگی مدیران
• حفاظت از کارکنان در مقابل عدم تمرکز و تسهیل حل مشکلات
• رهبری اعضا در مقابله با تغییرات به وجود آمده در حین پروژه

• نظارت و کنترل

کنترل و نظارت یکی از وظایف مهم برای مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه به شمار می آید، زیرا ذینفعان پروژه را نسبت به مشکلات احتمالی آگاه می‌کند و در صورت لزوم به آن‌ها اجازه می‌دهد تا اصلاحات انجام دهند. بر خلاف سه مرحله قبلی که بدان ها اشاره شد، مرحله چهارم از ابتدای پروژه آغاز می شود و تا مرحله برنامه ریزی، اجرای عملیات، و پایان پروژه ادامه می یابد. در مرحله کنترل و نظارت کارهای زیر باید انجام شود:

• نظارت بر فرآیند پروژه
• مدیریت بودجه پروژه
• اطمینان از اینکه مراحل مهم و کلیدی انجام شده است.
• مقایسه کار انجام شده با کاری که برنامه ریزی شده

البته به ندرت کارها طبق برنامه ریزی انجام می شود. بنابراین یک مدیر پروژه می بایست به حد کافی در مواجهه با اتفاقات خارج از برنامه ، انعطاف پذیر باشد.

• مرحله پایانی

در طول این مرحله مدیر پروژه تمام تلاش خود را برای اطمینان از انجام صحیح و به موقع فعالیت ها، به کار می گیرد. پس از اتمام کار گزارش عملکرد پروژه تهیه می شود که در آن نکات کلیدی و باید ها و نباید هایی برای انجام بهتر پروژه های آتی در آن قید می شود. گزارش عملکرد پروژه دربردارنده يک تصوير شفاف از نقاط ضعف و ريسک هاي موجود مي باشد. بنابراين به مدیر پروژه کمک مي کند براي پروژه هاي آينده آماده شود. و تشخيص دهد بايد انتظار چه موانع يا مشکلاتی را داشته باشد و چگونه می تواند آن ها را از بين برد.