نکات مهم در ایجاد سطوح ساختار شکست

نکات مهم در ایجاد سطوح ساختار شکست : سطح یک ساختار شکست پروژه متناظر با شرح خدمات اصلی قرارداد دیده می شود.بنابراین در پروژه های EPC سطح یک ساختار شکست شامل امور مهندسی ، خرید و اجرا می باشد.

• نکاتی که باید به آنها توجه داشت:

• جمع مبالغ سطح یک می بایست با مبلغ پیمان برابر باشد.
• در صورتی که قرارداد EPC نباشد، باید جمع مبالغ آیتم هایی که در سطح یک ساختار شکست پروژه دیده شده است با مبلغ پیمان برابر بوده و بر اساس تحویل شدنی ها شکسته شده باشد.
• در صورتی که در شرح خدمات یک قرارداد ، بجز ردیف های مهندسی ، خرید و اجرا ، بخش های دیگری نیز با مبلغ مشخص وجود داشته باشد، بطوریکه مبلغ پیمان با جمع مبالغ کلیه بخش های مذکور حاصل شود ، این بخش ها باید در سطح یک ساختار شکست کار دیده شوند.
• در پروژه های ساختمانی رعایت نکات تجربی در هنگام تعیین ترتیب و توالی فعالیت ها اهمیت زیادی دارد.

در پروژه های ساختمانی بهتر است تلاش شود تا تقسیم بندی براساس طبقات به آخرین سطح منتقل گردد.اگر تقسیم بندی بر اساس طبقات را به بخش های بالاتر برده و اگر ساختار بصورت زیر درنظر گرفته شود:

• سفت کاری:

• سفت کاری طبقه اول

1. دیوار چینی طبقه اول

2. عایق کاری طبقه اول

3. اجرای کف طبقه اول

• سفت کاری طبقه دوم

1. دیوار چینی طبقه دوم

2. عایق کاری طبقه دوم

3. اجرای کف طبقه دوم

 در این حالت دچار مشکل خواهیم شد زیرا ممکن است فاصله بین آیتم های سفت کاری طبقات زیاد باشد. معمولأ در عمل توالی اجرای کارها در هر طبقه به اینصورت خواهد بود که در ابتدا دیوار چینی و عایق کاری انجام شده ولی اجرای کف با تأخیر زیادی انجام می شود. چراکه باید کارهای زیربنایی اصلی انجام شود تا پس از آن اجرای فعالیت کف سازی آغاز گردد. یعنی فاصله انجام بین دو عملیات دیوار چینی و عایق کاری در طبقه اول با اجرای کف در همان طبقه زیاد است.

مثلأ در طبقه اول در هفته اول دیوار چینی و عایق کاری را انجام میدهند و سپس باقی عملیات های اجرایی مانند تأسیسات الکتریکی و مکانیکال را دنبال می کنند و بعد از سه هفته کار کف سازی طبقه اول را به مدت یک هفته انجام می دهند. اما در این حالت ممکن است مدت زمان انجام عملیات سفت کاری هر طبقه عدد زیادی را نشان دهد(در مثالی که عنوان شد به میزان ۵ هفته) این موضوع می تواند تأثیر روانی منفی بر روی مدیران داشته باشد.

هر چند که برای ایشان توضیح داده می شود که علت افزایش مدت زمان فعالیت چه بوده است اما در عمل با تأثیر روانی منفی همراه خواهد بود و در گزارشات تهیه شده در نرم افزارها نیز این مسأله مشهود خواهد بود.

همچنین در این حالت تیم کنترل پروژه در ارائه برنامه به پیمانکاران جزء ( بطور مثال پیمانکاران اجرای دیوار چینی) نیز دچار مشکل شده و پیمانکاران از نظر تأمین تعداد نیروی کار از راندمان کافی برخوردار نخواهند بود.

لذا بهتر است که ساختار مثال بالا به صورت زیر تغییر یابد:

سفت کاری

دیوار چینی

دیوار چینی طبقه اول

دیوار چینی طبقه دوم

دیوار چینی طبقه سوم

عایق کاری

عایق کاری طبقه اول

عایق کاری طبقه دوم

عایق کاری طبقه سوم

اجرای کف

اجرای کف طبقه اول

اجرای کف طبقه دوم

اجرای طبقه سوم

 

در این حالت اگر بخواهیم مدت زمان سفت کاری طبقه اول را با استفاده از گروه بندی محاسبه کنیم. زمان کل آن با حالت قبل فرقی نمی کند. اما همانطور که در قبل توضیح داده شد از نظر تأثیر روانی بر روی مدیران این حالت بهتر است ، چون مدت زمانهای اجرای کل عملیات دیوار چینی ، عایق کاری و دیوار چینی به تنهایی زمان معقولی را نشان خواهد دارد. در کل بهتر است که طبقات در آخرین لایه آورده شود.البته این اصل قطعی نیست بلکه بر اساس تجربه و در نظر گرفتن ملاحضات مختلف توصیه می گردد.مثال فوق می تواند بیانگر این موضوع باشد که یک ساختار شکست ۱۰۰ درصد استاندارد برای پروژه های مختلف وجود ندارد. پس بنابراین برای تهیه یک ساختار شکست کار مناسب باید کلیه ملاحظات مدیریتی ، گزارش گیری و گزارش دهی را مدنظر قرار داد.

• نکته بسیار مهم : هنگام تهیه لیست فعالیت ها ، بایستی به چه میزان آنها را بشکنیم؟

نکته مهمی که در این زمینه وجود دارد این است که فعالیتها باید تا چه سطحی ریز شوند که قابل کنترل باشند. مسلمأ ریز کردن بیش از حد فعالیت ها زحمت بی مورد و سختی در دریافت اطلاعات پیشرفت از تیم های اجرایی خواهد بود. همچنین اگر به میزان لازم فعالیت ها شکسته نشوند باعث می گردد که کنترل و اشراف لازم را بر روی فعالیت ها نداشته باشیم.

بعنوان مثال فرض کنید آخرین سطح پروژه یعنی فعالیت یک شاخه از WBS بشکل زیر شکسته و خرد شده باشد:

• نمونه یک : دیوار چینی کل طبقات

• نمونه دو : دیوار چینی دیوار شمالی اتاق نشیمن طبقه اول

نمونه یک بسیار کلی بیان شده و کنترل مناسبی در اختیار ما قرار نمیدهد. بعنوان مثال اگر گروه بازدید میدانی تیم کنترل پروژه به سراغ عوامل اجرایی برود و سعی در شناسایی تعداد اکیپ مشغول بکار در طبقات داشته باشد، نمی تواند اطلاعات دقیق و روزانه ای از اینکه آیا کار بر طبق برنامه پیش رفته است یا نه بدست آورد.

در نمونه دو هم ساختار شکست کار بیش از حد خرد شده است. مثلأ نمیتوانیم از عوامل اجرایی گزارش دقیقی بگیریم چرا که ممکن است زمان اجرای دیوار شمالی اتاق نشیمن طبقه اول فقط در مدت زمان ۴ ساعت انجام شود و این در حالی است که برنامه ما در کارگاه بشکل روزانه تنظیم شده است.

در تمامی پروژه ها تحویل شدنی هایی مثل دیوارها ، سقف ، کف سازی و … در ترازهای مختلفی اجرا می شوند. به همین دلیل این آیتم ها به ترازهای مختلف اجرایی شکسته می شوند. همچنین ممکن است در یک پروژه تعدادی از یک تحویل شدنی وجود داشته باشد. یعنی در پروژه چند آسانسور یا چند ایستگاه پمپاژ داشته باشیم ، به همین دلیل یک سطح از ساختار شکست کار مانند اجرای چاله آسانسور ها خود بایستی به کلیه چاله آسانسورهای تشکیل دهنده آن تقسیم شود.

همیشه تلاش کنید فعالیت ها را به گونه ای بشکنید که نشان دهنده مراحل واقعی از عملیات اجرایی باشد. سعی کنید برای فعالیت ها یادداشت گذاری کنید. در هر دو نرم افزار مایکروسافت پراجکت و پریماورا این قابلیت وجود دارد. هر مسأله ای که در مورد فعالیت خاصی به نظرتان می رسد بشکل یادداشت به فعالیت اضافه کنید. این کار در آینده کمک زیادی به شما خواهد کرد.

فراموش نکنید که در لیست فعالیت ها حتمأ مایلستون را مشخص کنید. مایلستون ها وقایع مهم پروژه هستند که نشان دهنده شروع یا پایان بخش خاصی از پروژه خواهند بود. بایستی توجه داشت که شروع و پایان پروژه ، خود دو مایلستون مهم بشمار می روند. بعنوان مثال پایان یک فاز از پروژه می تواند یک مایلستون قلمداد شود.

در نرم افزارهای کنترل پروژه قسمت هایی وجود دارد که میتوان اطلاعات تکمیلی را برای فعالیت ها مانند ID ، پیش نیاز و پس نیاز ، منابع ، یادداشت ، تأخیر یا تعجیل را مشخص کرد. این بخش در استاندارد PMBOK بعنوان ویژگی فعالیت ها آورده شده است.

منبع : دکتر محمد بزازی