۱۰ قاعده مهم در تهیه WBS
۱۰ قاعده مهم در تهیه WBS : در این مطلب سعی دارم تا شما را با ۱۰ قاعده مهم و کلیدی در تهیه ساختار شکست پروژه یا همان WBS آشنا کنم.
قاعده اول : ساختار شکست پروژه (WBS) را با همراهی اعضای تیم پروژه تهیه کنید
همکاری اعضای تیم پروژه در تهیه WBS باعث خواهد شد تا آنها درک بهتری نسبت به فعالیت هایی که قرار است در طول پروژه انجام شود بدست آورند از اینرو احساس تعهد بیشتری نسبت به انجام آنها خواهند داشت.
قاعده دوم : ساختار شکست پروژه (WBS) تهیه شده باید دارای حداقل سه سطح باشد
در بالاترین سطح ساختار شکست شما بایستی نام پروژه قرار بگیرد و متناسب با اندازه و وسعت پروژه بایستی به سطوح کوچکتری خُرد گردد. خُرد کردن سطوح پروژه حداقل بایستی در سه سطح انجام شود.
قاعده سوم : ساختار شکست پروژه (WBS) فعالیت نیست
یک اشتباه که اغلب در بین برخی از کارشناسان و مدیران رخ می دهد این است که ساختار شکت پروژه (WBS) را همان فعالیت های پروژه در نظر می گیرند و این در حالی است که این دو از نظر ماهیتی کاملأ با هم فرق دارند. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید:
اسکلت فلزی یک آیتم از ساختار شکست (WBS) است در حالی که نصب ستون یک فعالیت محسوب می شود.
قاعده چهارم : اصول نامگذاری در ساختار شکست پروژه (WBS) را رعایت کنیم
توجه داشته باشید که آیتم های مربوط به WBS را بشکل اسم نامگذاری کنید. بعنوان مثال اسکلت فلزی چون اسم است یک آیتم از WBS درنظر گرفته می شود اما نصب ستون چون یک فعل است یک فعالیت به حساب می آید.
قاعده پنجم : به آخرین سطح از ساختار شکست پروژه (WBS) دقت کنید
آخرین سطح از WBS را بسته کاری یا Work Package نام گذاری می کنند که شامل مجموعه فعالیت های مرتبط می باشد.
قاعده ششم : ابتدا WBS را تهیه و سپس به سراغ لیست فعالیت ها بروید
WBS یک ساختار شکست طبقه بندی جامع از محدوده پروژه و کارهایی که قرار است در آن انجام شود می باشد در حالی که لیست فعالیت ها شامل سطح آخر شکست از فعالیت های پروزه می باشد که پس از تشکیل WBS نمایان می گردند.
قاعده هفتم : قانون ۱۰۰درصد را رعایت کنید
- این قانون می گوید ، ساختار شکست کار (WBS) می بایست ۱۰۰ درصد کار موجود در قرارداد را شامل شده و تمام اقلام تحویل شدنی در پروژه را شامل شود.
- قانون ۱۰۰ درصد بایستی برای تمام سطوح WBS اعمال گردد بنحوی که مجموع کارهای تجزیه شده در پائین با ۱۰۰ درصد کار از سطح بالاتر خود برابر باشد.
- این قانون اشاره به این مسأله دارد که که WBS نمی تواند خارج از محدوده قرارداد قرار گیرد به بیان دیگر ساختار شکست کار نباید بیش از ۱۰۰ درصد کار باشد.
- این قانون در سطح فعالیت ها هم کاربرد داشته به این صورت که کار ارائه شده توسط هر بسته کاری می بایست ۱۰۰ درصد کار لازم برای تکمیل همان بسته کاری را شامل شود.
- این قانون بیانگر این مسأله است که تمام محدوده پروژه لحاظ شده است و چیزی جا نمانده است.
قاعده هشتم : ساختار شکست پروژه (WBS) را بروز رسانی کنید
در مواقعی که می خواهیم بر روی پروژه ای که از قبل مشابهی نداشته کار کنیم ، ساختار شکست کار در ابتدای کار از جامعیت لازم برخوردار نبوده و گاهأ امکان تجزیه آن تا حداقل سه سطح هم وجود ندارد.اما با گذشت زمان و افزایش میزان آگاهی مان از کار ، بایستی اقدام به بروز رسانی ساختار شکست کار نمائیم.
قاعده نهم : در میزان شکستن WBS دقت کنید
توجه به این مسأله که این فعالیت ها هستند که باید به میزانی تجزیه شوند که بتوان منابع جزء را به آنها تخصیص داد و این شامل آیتم های WBS نمی شود. آیتم های مربوط به ساختار شکست باید بنحوی منطقی و کافی شکسته شوند.
قاعده دهم : قانون حداقل و حداکثر
مطابق این قانون حداقل مدت زمان لازم برای اتمام تمام بسته های کاری در آخرین سطح WBS نباید از ۸ ساعت کمتر و از ۸۰ ساعت بیشتر شود.
