قراردادن چک باکس فعالیت ها

• روش قراردادن چک باکس فعالیت ها در اکسل

یکی از کارهایی که ممکن است بخواهید در اکسل پیاده سازی کنید ؛ لیست انجام کارها یا همان To Do List است بواسطه آن میتوانید از آخرین وضعیت کارهایی که می‌بایست خودتان یا افراد تیم انجام دهند اطلاع پیدا کنید. در این مطلب آموزشی قصد دارم تا شما را با نحوه ایجاد قراردادن چک باکس فعالیت ها در نرم افزار اکسل آشنا کنم.

در گام اول بایستی ابتدا تب Developer را با مراجعه به بخش تنظیمات اکسل فعال کنید ؛ اگر نمیدانید چطور بایستی اینکار را انجام دهید ؛ می توانید از اینجا آن را ملاحظه کنید. پس از فعال سازی این تب مطابق تصویر زیر با مراجعه به گروه Controls روی گزینه insert کلیک می‌کنیم و از منوی باز شده روی علامت چک باکس نشان داده شده از بخش Form Controls را انتخاب می کنیم.

حالا نشانگر موس بصورت + درآمده که باید در داخل ستون وضعیت با کشیدن عمل رسم را انجام دهیم ؛ نتیجه مانند آنچه در تصویر زیر ملاحظه می کنید خواهد شد ؛ اما مسأله ای که باید به آن توجه داشت ؛ آن است که لیبل Check  ایجاد شده را می باید حذف کنید.

• چک باکسها را به سایر فعالیتها تعمیم دهید!

پس از گذاشتن اولین چک باکس در کنار اولین فعالیت ؛ در ستون وضعیت ؛ مانند آنچه در بالا به آن اشاره کردیم ؛ بایستی لیبل ایجاد شده را حذف کرده و سپس با استفاده از خاصیت AutoFill در اکسل ؛ چک باکس ایجاده شده را با درگ کردن به سایر سلولها نیز تعمیم دهیم ؛ در واقع در مقابل هر فعالیت می بایست یک علامت چک باکس قرار گیرد ؛ به تصویر زیر نگاه کنید.

در ادامه روی تک تک چک باکس ها ؛ راست کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Format Control را انتخاب می کنیم ؛ با انجام اینکار پنجره ای به همین نام باز خواهد شد که در این پنجره مطابق تصویر زیر بایستی روی علامت فلش که در مقابل Cell Link قرار دارد ، کلیک کنیم ؛ در قدم بعدی نوبت به آن می رسد که سلول مقابل فعالیت متناظر با هر چک باکس را ( ستون C) معرفی کنیم.

• از قالب بندی شرطی استفاده کنید!

حالا با تیک زدن هر چک باکس ؛ ملاحظه خواهید نمود که عبارت True در داخل سلول مقابل ستون وضعیت درج خواهد شد و با برداشتن این تیک عبارت False در درون سلول درج خواهد گردید. با استفاده از این تغییر و قابلیت Conditional Formatting و نوشتن فرمول در داخل آن می‌خواهیم کاری کنیم که تا زمانی که تیک هریک از فعالیت ها نخورده است ؛ پس زمینه سلول آن فعالیت با رنگ قرمز و در صورت تیک دار شدن آن فعالیت که نشان دهنده انجام شدن آن است ؛ رنگ پس زمینه سلول سبز و علامت خط خوردگی روی آن اعمال شود.

برای انجام کار کافی است ؛ محدوده از سلولها را که فعالیت ها در داخل آن قرار گرفته اند ؛ با استفاده از کلیک چپ موس انتخاب کنید ؛ سپس با مراجعه به تب Home در گروه Styles روی گزینه Conditional Formatting کلیک می کنیم ؛ از منوی باز شده روی New Rule کلیک می‌کنیم.

پس از انجام اینکار پنجره New Formatting Rule باز می شود ؛ در این پنجره مطابق مرحله 4 روی گزینه Use a Formula to determine wich cells to format کلیک می کنیم ؛ سپس مطابق مرحله 5 و آنچه در تصویر زیر ملاحظه می کنید ؛ فرمول را در داخل کادر مربوطه وارد می کنیم ؛ باید دقت داشته باشید که آدرس سلول قرار گرفته در این فرمول همان سلول حاوی عبارت True یا False است (ستون C).

• نکاتی که باید در فرمول نویسی رعایت کنید!

نکته دیگر آن است که باید علامت $ که مطلق سازی را انجام می دهد را از پشت سطر حذف کنیم ؛ تا فرمول بتواند روی همه سطرهای انتخاب شده اعمال شود ؛ فرمول نوشته شده را یکبار بصورت C2=True$= برای فعالیت های انجام شده می‌نویسیم و مراحل 1 تا 4 را مجددأ تکرار و اینبار در یک Rule جدید فرمول را بصورت C2=False$= برای فعالیت های انجام نشده می‌نویسیم.

در هر بار تعریف Rule با زدن دکمه Format (مرحله 6) رنگ های مناسبی را برای هر حالت انتخاب میکنیم ؛ در این مثال رنگ سبز برای فعالیت های انجام شده ؛ و در Rule دیگر ؛ رنگ قرمز را برای فعالیت های انجام شده در نظر می گیریم. پس از تعریف هر Rule برای اعمال شدن آن ابتدا مطابق مرحله 7 روی دکمه Ok کلیک کنید ؛ سپس وارد پنجره Conditional Formatting Rules Manager می شوید که در این پنجره بایستی روی دکمه Apply کلیک کنید تا شرط اعمال گردد.

نتیجه نهایی بصورت زیر خواهد بود ؛ فعالیت های انجام شده با رنگ سبز و فعالیت هایی که هنوز انجام نشده اند با رنگ قرمز از یکدیگر متمایز شده اند ؛ با زدن یا برداشتن تیک هر فعالیت ؛ وضعیت آن نیز تغییر خواهد کرد. در این مطلب آموزشی به نحوه استفاده از چک باکس فعالیت ها برای کنترل ؛ انجام شدن یا نشدن آن ها پرداختیم ؛ از این Control می توانید در ساخت داشبوردهای مدیریتی نیز استفاده کنید.