اکشن پلن چیست؟

• اکشن پلن (Action Plan) یا برنامه عملیاتی چیست؟

اکشن پلن، برنامه جامعی است كه اقدامات لازم برای رسیدن به یك یا چند هدف را تشریح می كند. می توان آن را به عنوان مراحل متناوبی که باید طی شوند یا فعالیتهایی که باید بدرستی انجام شوند، تا موفقیت یک استراتژی و پروژه اجرایی گردد.

در واقع چنین می توان گفت که اکشن پلان شامل چک لیست مراحل یا وظایفی است ؛ برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت تعیین شده  و همچنین جلوگیری از چالش‌ها و مشکلات احتمالی ؛ براساس برنامه اولیه پروژه؛ که می بایست توسط ذینفعان پروژه مثل سرمایه گذاران ؛ مدیر پروژه ؛ سرپرست و … ، در مدت کوتاهی (کمتر از یک ماه) انجام شود. یکی از مهمترین وظایف واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه ؛ تهیه برنامه عملیاتی و قرار دادن آن در اختیار واحد های مربوطه است.

هنگام تدوین برنامه های عملیاتی، باید نیازمندی ها و محدودیت های پروژه را بصورت کامل شناسایی کنیم و وظایف تمامی اعضای تیم را به صورت تفکیکی شرح و اقدامات لازم را برای اجرایی شدن برنامه متذکر شویم.

• استفاده از برنامه عملیاتی چه فوایدی دارد؟

بدون شک یکی از عوامل موثر در شکست یا پیروزی در یک پروژه ؛ بهره گیری از برنامه ریزی اصولی و تکنیک های مدیریت است ؛ یک برنامه عملیاتی تأثیر گذار بخشی از یک برنامه جامع است که وجود آن آمادگی لازم را برای مواجه شدن با موانع و مشکلات احتمالی که می تواند در خلال انجام پروژه بوجود آیند ؛ بدنبال خواهد داشت. توانایی حل موضوعات و پیش بینی های انجام شده در یک اکشن پلان در کاهش زمان و هزینه پروژه می تواند موثر باشد. از دیگر مزایا می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. 1. تعیین یک مسیر شفاف و روشن از مراحل مورد نیاز برای دستیابی به هدف یا اهداف تعیین شده
   2. قابلیت پیگیری از میزان پیشرفت کسب شده در دستابی به اهداف برنامه
   3. ایجاد تعهد و انگیزه برای ذینفعان به منظور دستیابی به اهداف
   4. مشخص شدن فعالیت ها و اولویت بندی آنها به منظور آگاهی از میزان تلاش مورد نیاز جهت انجام هر یک

• • عناصر تشکیل دهنده برنامه عملیاتی کدامند؟

    1. هدف کلی (Goal)
    2. هدف اختصاصی (Objective)
    3. فعالیت های مورد نیاز
    4. افراد ؛ واحدها یا بخشهای مورد نیاز (سازمان)
    5. چارچوب زمانی
    6. منابع مورد نیاز (مالی ؛ گروه های کاری یا پیمانکاران ؛ تجهیزات و …)
    7. روشهای کنترل یا ارزشیابی

• چگونه یک اکشن پلن بنویسیم؟

برای تهیه یک اکشن پلن لازم است افرادی از دفتر فنی ؛ واحد اجرایی ؛ برنامه ریزی و کنترل پروژه و سرپرست کارگاه در یک جلسه ؛ توسط نرم افزار اکسل یک فایل ؛ شامل فعالیت ها (Tasks) و ترتیب و توالی حاکم (Successor and Predecessor)  بین آنها ؛ مدت زمان (Duration) ضرب العجل انجام (Deadline) و منابع مورد نیاز هریک (Resources) وارد شده و در نهایت برنامه زمان بندی توسط نرم افزار مایکروسافت پراجکت یا پریماورا آماده گردد. در فیلم زیر نحوه ایجاد جدول مورد نیاز جهت ورود اطلاعات در نرم افزار اکسل را مشاهده مینمائید.

در حین تهیه یک برنامه عملیاتی لازم است تا موضوعاتی را مد نظر داشته باشیم ؛ تمرکز بر روی این موضوعات می تواند در کیفیت برنامه تدوین شده تأثیر گذار باشد ؛ این موارد عبارتند از :

1. ترتیب و توالی فعالیت ها بایستی کاملا روشن و خالی از هرگونه ابهام باشند.
2. فردی را به منظور پاسخگویی در خصوص کل طرح عملیاتی نوشته شده مشخص کنید تا بتواند پیگیری لازم را به منظور اجرایی شدن برنامه انجام دهد.
3.  هر قسمت از برنامه می بایست دارای یک مسئول باشد.
4. بر روی اولویت های برنامه تمرکز کنید که در پروژه از اهمیت بالاتری نسبت به سایرین برخوردارند.
5. وضعیت انجام فعالیت ها را دسته بندی کنید تا بتوانید در مواقع مورد نیاز با اعمال فیلتر براحتی به آنها دسترسی داشته باشید ؛ بطور مثال می توان دسته بندی مذکور را بصورت زیر نامگذاری نمود:
   • تکمیل شده یا Completed
   • در حال انجام یا In Progress
   • متوقف شده یا Hold
   • تحویل شده یا Deliverid
   • باز یا Open
6. برای اجرای برنامه فردی باید بعنوان پشتیبان مشخص گردد تا بتواند نیاز های عملیاتی برنامه را هندل نماید.
7. برنامه باید بنحوی نوشته شود تا بتوان منابع مورد نیاز برای فعالیت های آن را تخصیص داد.
8. اطلاع رسانی لازم به بخش های ذی ربط پس از تدوین برنامه می تواند ارتباط خوبی را بین بخش های سازمان به منظور کمک در راستای تحقق اهداف برنامه ایجاد نماید.
9. تاریخ خاتمه برنامه باید به روشنی مشخص باشد.