انتقال فعالیت از اکسل به پریماورا

• نحوه انتقال فعالیت از اکسل به پریماورا چگونه است؟

همانطور که قبلأ هم گفتیم از ویژگی های پریماورا امکان مدیریت پروژه هایی با تعداد فعالیت های زیاد است ، بنابراین ممکن است لازم باشد تا بخواهیم با انتقال فعالیت از اکسل به پریماورا کار را سریعتر پیش ببریم ، در این مطلب آموزشی به شما خواهیم آموخت که چگونه آنرا انجام دهید.

در قدم اول نیاز به یک الگوی استاندارد با فرمت اکسل مورد پذیرش پریماورا داریم تا از طریق آن عمل انتقال را انجام دهیم ، در واقع ما در این الگو اطلاعات ساختار شکست پروژه WBS شامل ستون های مرتبط با فعالیت ها مثل Activity name ، Activity id و original duration را در داخل پریماورا وارد یا اصطلاحأ Import خواهیم کرد.

در ادامه وارد نمای Activities پروژه مورد نظر خودمان میشویم ، باید توجه داشته باشید که مطابق تصویر زیر پروژه مذکور فاقد هرگونه فعالیت است.

حالا بایستی از منوی File گزینه Export را انتخاب کنیم ، با انجام اینکار پنجره ای با همین نام به نمایش در خواهد آمد که در تصویر زیر آنرا ملاحظه میکنید. در این پنجره بایستی فرمت Xlsx را انتخاب کرده و روی دکمه Next کلیک کنیم ، در ادامه Export type را روی Activities قرار میدهیم و روی Next کلیک میکنیم ، در پنجره بعدی پروژه مورد نظر خودمان را با زدن تیک انتخاب و مجددأ روی دکمه Next کلیک میکنیم.

در مرحله بعدی مطابق تصویر زیر بایستی یک الگو ایجاد کنیم یا از بین الگوهای موجود یکی را انتخاب و با زدن دکمه Modify آنرا ویرایش و ستون های مورد نظر جهت انتقال فعالیت از اکسل به پریماورا را با حذف اضافه انتخاب کنیم.

در این مثال چون الگو Tamplate از قبل وجود ندارد با کلیک بر روی دکمه Add یک الگوی جدید ایجاد و مطابق تصویر زیر در مرحله 10 یک نام برای این الگو انتخاب میکنیم. در ادامه مطابق مرحله 11 ستون های اضافه که نمیخواهیم انتقال پیدا کند را انتخاب و مطابق مرحله 12 روی دکمه جهت چپ کلیک میکنیم تا آن ستون حذف شود.

برای اضافه کردن ستونهای جدید هم مطابق مرحله 13 از لیست ، ستون مورد نظر خود را انتخاب و مطابق مرحله 14 روی دکمه جهت راست کلیک میکنیم تا ستون مذکور به جمع ستون های مورد نظر ما اضافه شود ، ما در این مثال به ستون های زیر نیاز داریم و باید آنها را انتخاب و روی دکمه Ok کلیک کنیم.

• • Activity Id
  • Activity Status
  • WBS Code
  • Activity Name
  • Original Duration

در مرحله 17 نوبت انتخاب یک آدرس از داخل کامپیوتر برای ذخیره سازی فایل Export شده است که با کلیک کردن روی علامت سه نقطه اینکار را میتوانیم انجام دهیم ، توجه کنید که نام پوشه و کلأ مسیری که قرار است فایل در آن ذخیره شود فارسی نباشد ، در نهایت با کلیک روی Finish فایل نهایی آماده استفاده خواهد بود.

با مراجعه به فایل ساخته شده ملاحظه خواهید نمود که ستون های انتخاب شده در مراحل 11 تا 15 ایجاد شده است، در تصویر زیر نمونه فایل ساخته شده را ملاحظه می کنید ، توجه کنید که اسم فایل اکسل ساخته شده را تغییر ندهید!

حالا نوبت به انتقال اطلاعات از فایل اکسل خودمان به فایل الگو ساخته شده میرسد ، مطابق تصویر زیر فایل اکسل حاوی اطلاعات ساختار شکست را باز کرده و در گام نخست Activity Id را کپی میکنیم ، در آموزش نحوه کپی از اطلاعات دارای محدوده پنهان در اکسل به شما گفتیم که چطور اینکار را باید انجام دهید.

عمل کپی کردن را برای ستون Activity name و Original duration نیز انجام میدهیم ، در تصویر زیر نمونه فایل الگو که با اطلاعات تکمیل شده است را ملاحظه می کنید.

در ادامه نوبت به فراخوانی فایل اکسل ساخته شده از نرم افزار پریماورا می رسد ، برای انجام اینکار مطابق تصویر زیر از منوی فایل گزینه import را انتخاب میکنیم.

در مرحله بعد گزینه Spreadsheet را انتخاب روی Next کلیک میکنیم.

در ادامه با کلیک کردن روی سه نقطه ، فایل اکسل الگو را انتخاب و روی Next کلیک میکنیم.

در مرحله بعد تیک گزینه Activities را زده ، روی Next کلیک میکنیم.

در مرحله 9 روی سه نقطه کلیک و از پنجره Select Project پروژه خودمان را انتخاب می کنیم.

درنهایت روی دکمه Finish کلیک میکنیم تا عملیات ایمپورت کردن به پایان برسد ، یک پیام بصورت تصویر زیر در صورت موفقیت آمیز بودن ، به نمایش درخواهد آمد.

در ادامه مایلستون ها را بصورت دستی انتخاب و نوع آنها را مشخص میکنیم ، قبلأ در آموزش مایلستون در پریماورا در مورد انواع آنها صحبت کردیم. همانطور که در تصویر بالا ملاحظه میکنید فعالیت های ایمپورت شده زیر مجموعه سطح یک WBS قرار گرفته است که ما بایستی هر فعالیت را به زیر مجموعه WBS خودش انتقال دهیم. برای اینکار 2 روش را میتوانیم استفاده کنیم که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد.

• استفاده از تب General و بخش WBS

در این روش فعالیت مورد نظر را انتخاب و از تب General بخش WBS روی سه نقطه کلیک میکنیم و از پنجره Select Wbs ساختار شکست مورد نظر خودمان را با دابل کلیک انتخاب میکنیم ، اینکار زمانبر است و مناسب تعداد فعالیت های زیاد نخواهد بود.

• استفاده از Paste & Cut

در این روش ابتدا ستون Activity id را با کلیک چپ بر روی آن سورت میکنیم تا فعالیت ها بر اساس id مرتب شوند ، سپس فعالیت های مربوط به هر بخش از wbs را با استفاده از انتخاب اولین فعالیت + نگه داشتن کلید Shift از روی کیبورد و کلیک بر روی آخرین فعالیت انتخاب و با راست کلیک و انتخاب گزینه Cut از محل فعلی جدا کرده و سپس روی wbs مورد نظر را انتخاب و کلیک راست کرده و از منوی باز شده گزینه paste را انتخاب می کنیم ، با انجام اینکار فعالیت ها در زیر مجموعه wbs خودش قرار خواهند گرفت.

در یکی دیگر از بخش های دوره آموزش پریماورا با شما کاربران وب سایت مستر پلنر همراه بودیم ، جهت حمایت از ما این مطلب را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید.