***فرا رسیدن ایام شهادت آقا اباعبدالله الحسین(ع) را تسلیت عرض می نمائیم ***

مایکروسافت اکسس

مایکروسافت اکسسمایکروسافت اکسس

مایکروسافت اکسس چیست؟

اکسس یک از نرم افزارهای موجود در بسته مایکروسافت آفیس است که وظیفه آن ساخت بانک های اطلاعاتی و برنامه نویسی به منظور ایجاد فرم هایی که کاربران بتوانند از طریق آن اطلاعات را در بانک اطلاعاتی ذخیره کنند ، می باشد.

به زبان ساده می توان گفت که اکسس یک نرم افزار است که با آن می توانیم با سهولت بیشتری نسبت به سایر نرم افزار ها ، اقدام به ایجاد یک بانک اطلاعاتی ( محلی که می شود اطلاعات مختلف مثل اطلاعات حسابداری ، کنترل پروژه ، انبار  ، تردد و … را در آن دخیره سازی کرد ) و برنامه نویسی کنیم که این برنامه قابلیت های بسیار زیادی می تواند داشته باشد که در زیر به تعدادی از آنها اشاره مختصری دارم. اما اگر میخواهید با جزئیات بیشتری از این نرم افزار آشنا شوید فیلم زیر را حتمأ تماشا کنید.

  • ایجاد جداولی که از طریق آنها اطلاعات در داخل بانک اطلاعاتی ذخیره می شود

  • تهیه انواع فرم های ورود و کار با اطلاعات برای کاربران بشکل ساده و بدور از هر گونه پیچیدگی

  • دسته بندی ، فیلتر و جستجو کردن داده های داخل بانک

  • ویرایش اطلاعات و تهیه جدول جدید از آنها

  • چاپ انواع گزارش از داده های موجود در داخل بانک ( قابلیت ساخت گزارش در ابعاد مختلف از ابعاد فیش رستوران تا A0)

  • کنترل اطلاعات و اعطاء مجوز به کاربرانی که باید دسترسی به داده ها داشته باشند

  • ایجاد ارتباط با سایر نرم افزار ها و تبادل داده با آنها ( دریافت و ارسال اطلاعات به اکسل ، SQL و … )

  • امکان کار در یک کامپیوتر مستقل یا تحت شبکه بین چندین کاربر

  • امکان استفاده تحت شبکه جهانی اینترنت و بروز رسانی و مشاهده اطلاعات از هر نقطه دنیا

  • امکان طراحی و ایجاد سامانه های یکپارچه مدیریت اطلاعات

از شما دعوت می کنم تا برای آشنایی بیشتر و موارد کاربردی نرم افزار مایکروسافت اکسس فیلم های کوتاه زیر را تماشا کنید

در این بخش از سایت قصد دارم تا شما را با نرم افزار اکسس و اجزاء تشکیل دهنده آن آشنا کنم. در بخش اول در خصوص جدول در اکسس صحبت خواهم کرد. و در ادامه شما می توانید برای آشنایی بیشتر فیلم آموزشی که در زمینه آماده شده است را تماشا کنید.

جدول (Table)

جدول لیستی از سطر ها و ستون هاست که در خانه های آن اطلاعات نگهداری می شود. در هر بانک اطلاعاتی (هر فایل اکسس) حداقل یک جدول برای ذخیره سازی اطلاعات یک موجودیت وجود دارد. منظور از موجودیت موضوع یا مفهومی است که می خواهیم اطلاعات را  در خصوص آن در جداول اکسس نگهداری کنیم.

بطور مثال در بانک اظلاعاتی یک مدرسه ، موجودیت هایی مثل : دبیر ، دانش آموز ، درس ، امتحان و … وجود دارد که برای هریک از اینها اطلاعات مربوط به آنها در بانک اطلاعاتی مدرسه ذخیره می شود.

فیلد (Field)

فیلد کوچکترین جزء دارای معنی اطلاعات ذخیره شده در یک بانک اطلاعاتی است که به یک ویژگی از موجودیت مورد نظر مرتبط می گردد. در جدول های بانک اطلاعاتی هر فیلد مشخص کننده یک ستون از جدول خواهد بود. بعنوان مثال در جدول اطلاعات دانش آموزان یک مدرسه ، هریک از ستون های : نام ، نام خانوادگی ، کد دانش آموزی ، آدرس و … یک فیلد بحساب می آیند برای درک بهتر مفاهیم مطرح شده به شکل زیر دقت کنید.

رکورد (Record)

ركورد مجموعه ای از فيلدهای مرتبط به يكديگر می باشد . در هر جدول ، هر سطر را يك ركورد می نامیم. مطابق تصویر زیر یک جدول داریم که متشکل از سه سطر است که به هریک از سطرها یک رکورد میگوئیم. در واقع هر رکورد در برگیرنده مجموعه فیلدهای مرتبط به یکدیگر است که همگی مربوط به یک دانش آموز هستند.

مفهوم جدول در اکسس


آشنایی با انواع اطلاعات در اکسس (Data Type)

برای آنکه یک بانک اطلاعاتی خوب داشته باشیم لازم است تا یک طراحی صحیح انجام صورت پذیرد. گام اول در طراحی یک بانک اطلاعاتی ، تعیین جداول مورد نیاز بر اساس موجودیت های مورد نظر و سپس تعیین فیلدهای مورد نیاز یا همان ستون ها در جداول اکسس است. برای هر فیلد می بایست یک نوع دیتا تایپ مناسب در نظر گرفته شود. برای آنکه تشخیص دهیم چه نوع دیتا تایپی مناسب فیلد مورد نظر ماست بایستی به نوع داده ای که قرار است در درون آن ذخیره شود توجه کنیم. بطور مثال برای ذخیره سازی متن باید نوع دیتا تایپ برای فیلد را از نوع Short Text یا Long Text قرار دهیم. تعیین نوع داده صحیح (Data Type) از بروز خطا در هنگام ورود اطلاعات جلوگیری خواهد کرد.

microsoft access courses

نكته: مقدار اطلاعاتی كه می تواند در يك فيلد ذخيره شود . محدود به اندازه آن فيلد خواهد بود.

در ادامه ، به انواع داده Number که در جدول بالا به آن اشاره کردم خواهیم پرداخت.(جدول شماره ۴-۱)

 

number types in access

فرض کنید بخواهیم برای جدول مشخصات کتاب ، نوع اطلاعات را در طراحی جدول تعیین کنیم. خوب به نظر شما از چه نوعی از اطلاعات بهتر است استفاده کنیم؟ در جدول زیر نوع فیلد انتخابی و دلیل انتخاب آن را مشاهده می کنید.

Book specifications table in Access

  • اجزای يك بانك اطلاعاتی در Access

بانكهای اطلاعاتی از اجزا و قسمت هایی تشكيل مي شوند كه برای سازماندهی و مديريت داده ها از آنها استفاده می شود. سازماندهی و مديريت شامل دسته بندی داده ها و استخراج اطلاعات موردنياز در شکل های گوناگون ماننده گزارش ها و فرم ها می باشد. در ادامه به معرفی اجزاء یک بانک اطلاعاتی خواهم پرداخت.

  • Table جدول

همانظور که قبلأ هم به آن اشاره کردیم ، نرم افزار اکسس برای نگهداری و سازماندهی اطلاعات از جدول استفاده می کند. هریک از داده ها در یک رکورد ذخیره میشود. در تصویر زیر یک جدول را در محیط طراحی مشاهده می کنید.

Table On Access

این مطلب ادامه دارد…

تمام حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به مهندس بیات است. 1398-1396