-
آموزش تجمیع اطلاعات چند شیت در یک شیت اکسل
در یکی دیگر از بخش های آموزش اکسل پیشرفته ؛ اینبار با یک مبحث کاربردی همراه شما کاربران عزیز وبسایت مستر پلنر هستیم و قصد داریم تا در خصوص نحوه تجمیع اطلاعات چند شیت در یک شیت اکسل صحبت کنیم. یکی از کاربردهایی که میتوان برای این تجمیع مثال زد در تهیه گزارش هفتگی پروژه است که پیشتر راجع به نحوه تهیه آن صحبت کردیم.
فرض کنید که میخواهیم اطلاعات مربوط به مصالح مصرفی گزارش روزانه کارگاه که در داخل 3 شیت ثبت شده است را در داخل یک شیت تجمیع کنیم.
همانطور که در تصویر بالا ملاحظه میکنید اطلاعات روز در شیت های Day1 و Day2 و Day3 ثبت شده و قصد داریم تا این اطلاعات را در یک شیت ادغام کنیم. برای شروع کار ابتدا بایستی با استفاده از قابلیت Name Manager محدوده های مورد نظر را نامگذاری کنیم.
لذا ابتدا با ورود به هر شیت محدوده حاوی اطلاعات را همراه با عنوان های انتخاب میکنیم ؛ سپس از تب Formulas در گروه Define Names روی گزینه Define Name کلیک میکنیم ؛ با انجام اینکار پنجره ای با همین نام باز خواهد شد ؛ در این پنجره یک نام برای محدوده مورد نظر انتخاب و روی دکمه Ok کلیک میکنیم.
اینکار را برای هر سه شیت موجود انجام و در نهایت سه محدوده نامگذاری شده خواهیم داشت. در ادامه بایستی اطلاعات این سه محدوده را در داخل یک شیت ادغام کنیم ؛ برای انجام اینکار یک شیت جدید ایجاد کرده و نام آن را Total قرار میدهیم.
-
استفاده از ابزار Consolidate در اکسل
مطابق تصویر بالا ؛ ابتدا در یک سلول خالی کلیک و سپس از تب Data در بخش Data Tools روی گزینه Consolidate کلیک میکنیم ؛ که با انجام اینکار پنجره ای با همین نام به نمایش درخواهد آمد. در این پنجره از لیست کشویی Function گزینه Sum و در بخش Reference نام محدوده هایی را که قبلأ نامگذاری کرده ایم (Sheet1 و Sheet2 و Sheet3) وارد و روی دکمه Add کلیک میکنیم.
توجه داشته باشید با زدن کلید F3 از روی کیبورد نیز میتوانید در یک پنجره نام کلیه محدوده های نامگذاری شده را مشاهده و عمل انتخاب را انجام دهید.
در ادامه تیک گزینه های Top row و Left column را برای ایجاد سر ستون و مقادیر ستون حاوی اسامی فعال میکنیم ؛ با زدن تیک Create links to source data بین محدوده های و شیت Total یک لینک برقرار خواهد شد ؛ بنحوی که با تغییر اطلاعات در داخل هر یک از شیت های سه گانه ؛ بصورت خودکار تغییرات در شیت تجمیع شده اثر خواهد داشت.
همانطور که در تصویر بالا ملاحظه میکنید ؛ توانستیم تجمیع اطلاعات چند شیت را در یک شیت اکسل انجام دهیم و نتیجه کاملأ مشخص است ؛ مقادیر مربوط به هریک از مصالح بصورت جمع شده نمایش داده شده است.