اهمیت و کاربرد کنترل پروژه

قبل از آنکه به اهمیت و کاربرد کنترل پروژه بپردازیم ؛ لازم است تا ابتدا تعریفی از برنامه ریزی و کنترل پروژه داشته باشیم و بدانیم که قرار است با استفاده از کنترل پروژه به چه سوالاتی در پروژه پاسخ بدهیم.

• تعریف برنامه ریزی و کنترل پروژه 

برنامه ریزی عبارت است از تهیه یک نقشه راه برای رسیدن به هدف پروژه. در این نقشه راه اطلاعاتی از آنچه که برای رسیدن به هدف یا اهداف پروژه مورد نیاز است قرار گرفته است. اطلاعاتی از قبیل زمان ؛ هزینه ؛ محدوده ؛ ریسک ها و …

در ادامه کنترل پروژه شامل اقداماتی برای جمع آوری اطلاعات و مدیریت آنها جهت مطابقت با برنامه تصویب شده به منظور کشف انحرافات احتمالی از آن و ارائه راه حل ها و گزارشاتی مناسب است که بتواند به تصمیم گیری مدیران در راستای تحقق اهداف پروژه ؛ که در برنامه آمده است ؛ کمک نماید.

• ورودی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

  • نقشه ها

یکی از مهمترین و اصلی ترین ورودی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه ؛ نقشه های پروژه است ؛ همانطور که قبلأ هم اشاره کردیم ؛ انواع نقشه های مربوط به پروژه ها در 3 فاز تهیه می شوند. با مطالعه نقشه ها می توانیم ؛ فعالیت های اجرایی ؛ حجم آنها و روش اجرا و … را مشخص کنیم. بدست آوردن لیست فعالیت ها ما را در تهیه ساختار شکست پروژه WBS ؛ حجم پروژه جهت محاسبه مدت زمان و منابع مورد نیاز و درنهایت روش انجام برای تعریف روابط بین فعالیت های اجرایی مورد استفاده قرار خواهند گرفت.

• • قراردادها

هر پروژه ای با عقد قراردادهایی فی مابین کارفرما و پیمانکار آغاز شده و ادامه می یابد. در قراردادها یک برنامه زمان بندی کلی ؛ جهت انجام پروژه وجود دارد که در آن مدت زمان انجام فعالیتها و نیز ترتیب و توالی و منابع مورد نیاز جهت انجام آن در پروژه مشخص شده است. تاریخ شروع و خاتمه و مبلغ پروژه از جمله موارد بسیار مهم و اصلی بشمار می رود که جزو لاینفک آن خواهد بود. از اطلاعات موجود در قراردادها می توان برای تعیین اوزان فیزیکی و ریالی نیز استفاده نمود.

• • مستندات پروژه های مشابه قبلی

یکی دیگر از مهمترین ورودی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه ؛ استفاده از تجربیات پروژه های قبلی اجرا شده است ؛ بنابراین بجای صرف زمان و انرژی برای کسب نتیجه ای که دیگران در گذشته با آن دست یافته اند ؛ بهتر است با بررسی و مطالعه اسناد و تجربیات گذشته در زمان و هزینه خود صرفه جویی نموده ؛ سرعت و راندمان کار خود را بالا ببریم.

اگر شما پروژه ای را قبلأ برنامه ریزی کرده باشید ؛ مسلمأ زمان کمتری را برای برنامه ریزی پروژه جدیدتان که شبیه آن است نیاز خواهید داشت ؛ همچنین این تجربه باعث افزایش دقت شما نیز خواهد گردید. بطور مثال برای برآورد مدت زمان مورد نیاز جهت اجرای فعالیت ها می توانیم از جداول اطلاعاتی مربوط به راندمان اکیپ های کاری که قبلأ جمع آوری کرده ایم استفاده کنیم.

• • گزارشات

در طول اجرای پروژه ؛ بر اساس گزارشاتی که دریافت میگردد میتوان کنترل پروژه را انجام داد. این گزارش ها که بصورت دوره ای تهیه می شود ؛ می توانند شامل پیشرفت فعالیت ها ؛ کارکرد نیروی انسانی و ماشین آلات ؛ موانع و مشکلات ؛ مصالح مصرفی و … باشند.

• • مشخصه های منابع

یکی دیگر از ورودی های مهم سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه مشخصه های منابع ؛ شامل راندمان کاری و نرخ آنها می باشد ؛ منظور از راندمان کاری همان توان منابع در انجام کار و منظور از نرخ ؛ هزینه انجام کار توسط منابع می باشد. بطور مثال راندمان کاری و نرخ یک ساعت بیل مکانیکی به ما خواهد گفت که این ماشین می تواند در مدت یک ساعت 20 متر مکعب خاک برداری را با راندمان 100% با هزینه A ریال انجام دهد ؛ حال به هر میزان که راندمان آن کاهش یابد توان خاک برداری آن نیز کاهش خواهد یافت ؛ اما هزینه آن می تواند ثابت بماند. اطلاعات مربوط به راندمان کاری بسته به عواملی چون شرایط محیطی و فیزیکی می تواند تغییر کند.

• اهمیت و کاربرد کنترل پروژه چیست؟

در جمع بندی مطالبی که در بالا به آن اشاره گردید ؛ می توان گفت کسب موفقیت در یک پروژه در گرو تدوین یک برنامه مدون و همراه با اعمال کنترل های دوره ای لازم است. ایجاد یک سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه بخشی مهمی از فرآیند مدیریت پروژه محسوب میگردد. با استقرار این سیستم میتوانیم به سوالات زیر پاسخ دهیم.

• مدت زمان اجرای پروژه چقدر خواهد بود؟
• آیا تیم پروژه می تواند در زمان تعهد شده ؛ آن را تحویل ذینفعان خود دهد؟
• براساس بررسی های انجام شده ؛ در صورتیکه پروژه در تاریخ تعهد شده به پایان نمی رسد ، چه دلیلی باعث این اتفاق بوده است و چه اقداماتی برای جبران تأخیرات وجود دارد؟
• اگر فعالیت هایی دچار تأخیر شوند، آیا این تأخیر بر تاریخ خاتمه پروژه به چه میزان تأثیر گذار خواهد بود؟
• اقتصادی ترین روش جبران تأخیرات یا تسریع اجرای فعالیت های پروژه چیست؟
• با تغییر روش های اجرایی ؛ چه میزان از مدت زمان اجرای پروژه می توان کاهش داد؟
• چگونه می توان نیروی انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات را برنامه ریزی کرد تا ضمن استفاده مطلوب و اقتصادی از آنها با کمبود منابع روبه رو نشد؟
• میزان نقدینگی پروژه در هر واحد زمانی باید به چه مقدار باشد تا ضمن پرداخت به موقع پیش پرداخت ها با تنگنا منابع مالی روبرو نشویم؟

• تیم های برنامه ریزی و کنترل پروژه

در پروژه ها معمولأ سه تیم کنترل پروژه وجود دارد. هریک از تیمهای مذکور وظایفی را بر عهده دارند که در ادامه با هریک از آنها آشنا خواهیم شد.

1. کنترل پروژه پیمانکار
2. کنترل پروژه مشاور
3. کنترل پروژه کارفرما

• • کنترل پروژه پیمانکار

• تهیه برنامه زمانبندی پروژه
• بروز رسانی برنامه زمانبندی پروژه
• ارائه گزارشات روزانه
• جمع بندی گزارشات روزانه و محاسبه درصد های پیشرفت هفتگی
• درج درصد پیشرفت ها در نرم افزار و استخراج گزارشات هفتگی و ماهانه
• ارسال گزارشات به مشاور پروژه

  • کنترل پروژه مشاور

• بررسی برنامه زمان بندی پیمانکار و رفع نقص آن
• بررسی ، اصلاح و تأئید گزارشات روزانه
• بررسی ، اصلاح و تأئید درصد های پیشرفت فعالیت ها و کل پروژه
• بررسی و اصلاح گزارشات هفتگی و ماهانه و ارائه به کارفرما

  • کنترل پروژه کارفرما

• تهیه دستور العمل و سیاست های کلی برنامه های زمان بندی و سایر موارد مربوط به کنترل پروژه و ابلاغ آنها به تیم های کنترل پروژه مشاور و پیمانکار
• بررسی ، تأئید و ابلاغ برنامه زمانبندی تهیه شده توسط پیمانکار و تأئید شده توسط مشاور
• دریافت گزارشات هفتگی و ماهانه از مشاور و ارائه به مدیران سازمان و تهیه گزارشات خلاصه مدیریتی

بطور کلی فرآیند انجام کار به این صورت است که پس از عقد قرارداد بر طبق شرایط عمومی پیمان که منضم به قرارداد است پیمانکار 10 الی 15 روز فرصت دارد که برنامه زمانبندی تفصیلی را تهیه و برای بررسی و تأئید ، به مشاور ارائه نماید. پس از تهیه این برنامه ؛ بایستی به تأئید مشاور و در مرحله بعد به تأئید کارفرما برسد تا کارفرما آن را بطور رسمی به مشاور و پیمانکار ابلاغ نماید.