ویژگی های پروژه

• مهمترین ویژگی های پروژه از دیدگاه استانداردهای جهانی

  • موقتی بودن پروژه

منظور از موقتی بودن پروژه ؛ داشتن یک زمان شروع و خاتمه مشخص است. زمانی میتوانیم بگوئیم که یک پروژه خاتمه یافته است که توانسته باشیم به اهداف آن دست پیدا کنیم. شاید بنظر آید موقتی بودن یک پروژه در مدت زمان اجرای آن تأثیر گذار باشد ؛ اما لزومأ اینطور نیست. محصول بدست آمده از یک پروژه میتواند ماندگار باشد ؛ مثل ساخت بنای سر درب یک دانشگاه.

• • منحصر بفرد بودن پروژه

در پایان هر پروژه ای ؛ یک نتیجه یا محصول منحصر بفرد ایجاد می شود ؛ برای آنکه مفهوم منحصر بفرد بودن را بهتر درک کنیم لازم است تا بدانیم که آن داری چه خصوصیاتی است:

1. 1. فعالیت هایی که در پروژه وجود دارند بصورت کامل شناخته شده نیستند.
   2. فعالیت ها برای مجریان ممکن است حتی مشابه آنها را قبلأ انجام داده باشند ؛ تازگی دارد.
   3. روش اجرای فعالیت ها در هر پروژه ای با توجه به شرایط و عوامل حاکم بر آن ؛ قابل پیاده سازی در هر پروژه دیگری نخواهد بود.

• • وابستگی به منبع

برای انجام هر پروژه ای نیاز است تا از منابع استفاده شود ؛ این منابع به دو دسته تقسیم بندی می‌شوند ؛ نخست منابع کاری که به آنها منابع تجدید پذیر نیز می گوئیم و منابع مصرفی یا تجدید ناپذیر. از منابع کاری می توان به نیروی انسانی ؛ ماشین آلات و تجهیزات اشاره نمود که بر هریک از فعالیت های پروژه تخصیص داده می‌شوند. نمونه منابع تجدید ناپذیر مصالح است که در پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

• • دارای حامی

بودجه هر پروژه ای از مجموع هزینه هایتخصیص یافته جهت انجام فعالیت های تحویل شدنی موجود در آن و برخی هزینه های دیگر بدست می آید بنابراین یک پروژه برای آنکه بتواند به حیات خود تا پایان ادامه دهد نیاز به یک حامی یا تأمین کننده مالی دارد ؛ این حامی میتواند از ذینفعان پروژه باشد.

• • دارای برنامه ریزی و ریسک

هر پروژه ای بایستی دارای برنامه ریزی قابل انعطاف بوده که در آن تأخیرات ناشی از ریسک های محتمل لحاظ شده باشد.

• • داشتن سیستم مدیریت

برای آنکه بتوان یک پروژه را مدیریت نمود ؛ نیاز به وجود یک سیستم مدیریت است تا بتواند پروژه را در مسیر برنامه ریزی انجام شده تا حصول نتیجه که همان تحویل آن است کنترل و هدایت کند.

• • وجود محدودیت

هر پروژه دارای سه محدودیت از جنس ؛ زمان ، هزینه و محدوده است. این سه پارامتر تشکیل دهنده یک مثلث هستند که تغییر در هریک از آنها باعث ایجاد تغییر در آیتمهای بعدی نیز می گردد.

• • دارای چرخه حیات

چرخه حیات پروژه نشانگر اقداماتی اصلی پروژه از زمان شروع تا پایان آن خواهد بود.

• • قطعی نبودن

برنامه زمان بندی تهیه شده برای یک پروژه قطعی نیست ؛ چرا که ممکن است ؛ زمان اجرای فعالیت های پروژه با آنچه در برنامه درنظر گرفته شده است ؛ انجام نشود ؛ به بیان ساده تر می‌توان گفت ممکن است زمان انجام یک فعالیت ؛ زودتر یا دیرتر از موعد خود انجام گیرد.

• • تکامل تدریجی

از آنجایی که یک پروژه به مرور زمان تکمیل میگردد ؛ لذا همه جزئیات آن در ابتدا در دست نبوده و این جزئیات بتدریج مشخص و تکمیل می گردند ؛ بنابر این می توان گفت همه ابعاد یک پروژه از ابتدا بصورت شفاف مشخص نیست.

• رابطه بین مدیریت ریسک و شناخت در پروژه ها

در ابتدای هر پروژه ای میزان شناخت ما از موضوعات کم است و همین باعث افزایش سطح ریسک می گردد که خود احتمال عدم موفقیت ها را افزایش می دهد ، با گذشت زمان و اجرای پروژه میزان دانسته ها و سطح آگاهی ما نسبت به موضوعات پروژه افزایش یافته و سطح ریسک کاهش خواهد یافت.

حالا در صورتیکه بتوانیم ریسک ها یا همان حوادث غیر قطعی را تحت کنترل قرار دهیم ؛ باعث خواهد شد تا دیدگاهمان در خصوص آینده پروژه شفاف تر شود. از این رو میزان تخمین ها و بواسطه آن ؛ رزروهای پروژه نیز کاهش خواهند یافت. در واقع مدت زمان و هزینه ای که برای مواجهه با ریسک ها در نظر گرفته شده است کاهش خواهند یافت.

در بسیاری از پروژه ها از آنجایی که دیدگاه شفافی در خصوص فعالیت ها و شرایط آن وجود ندارد ؛ ضریبی به مجموع هزینه برآورد شده پروژه اضافه میشود ؛ بعنوان مثال هزینه برآورد شده جهت اجرای پروژه را در عدد 1.25 ضرب می کنند ؛ در واقع با انجام اینکار 25 درصد هزینه ها را بالاتر از آنچه که برآورد شده است در نظر می گیرند. این کار را برای مواردی در نظر میگیرند که از دید اعضای پروژه پنهان مانده یا حادث شدن آنها میتواند در هزینه کل پروژه تأثیر گذار باشد.

بنابراین با برنامه ریزی برای ریسک ها ؛ کمتر شاهد اتفاقات پیش بینی نشده خواهیم بود. از اینرو با مشکلات کمتری مواجه خواهیم شد و کارهای اشتباه و غلط به کارهای صحیح تبدیل خواهند شد ؛ چرا که مدیریت پروژه بر مبنای تصمیمات درست انجام خواهد شد. در واقع می توان گفت مدیریت ریسک تبدیل ناشناخته ها به شناخته ها و اتخاذ تصمیمات مناسب است.