-
روش تعریف فعالیت ها در MSP
با اولین قسمت از آموزش MSP همراه شما هستیم. در این مطلب آموزشی به چگونگی تعریف فعالیت ها در MSP میپردازیم. همانطور که قبلأ هم اشاره شد یک برنامه زمان بندی از فعالیت هایی تشکیل شده است که با انجام و تکمیل شدن آنها پروژه به پایان خواهد رسید. فرض کنید میخواهیم فعالیت های فاز اول از یک پروژه ساختمانی را در نرم افزار مایکروسافت پراجکت وارد کنیم. قبل از ورود نام فعالیت ها ابتدا مطابق تصویر زیر وضعیت New Task را در حالت Auto Scheduled قرار میدهیم.
مطلب پیشنهادی >> تغییر دائمی Task Mode در MSP
-
انواع فعالیت ها در نرم افزار MSP
فعالیت های موجود در نرم افزار مایکروسافت پراجکت به 4 دسته تقسیم بندی می شوند که عبارتند از :
-
-
Task
-
فعالیت هایی هستند که دارای مدت زمان مشخص و غیر صفر میباشند ؛ بطور مثال عملیات خاک برداری ؛ آرماتور بندی و … که در سطح یک پروژه وجود دارند.
-
-
Milestone
-
مایلستون ها فعالیت هایی دارای مدت زمان صفر هستند و برای نشان دادن وقایع مهم و کلیدی در پروژه مورد استفاده قرار میگیرند.
-
-
Summary Task
-
برای نمایش فاز ها و WBS در نرم افزار پراجکت از Summary Task ها استفاده می شود که خود شامل Task ها Mileston ها یا Summary Task های دیگر میتواند باشد.
-
-
Recurring Task
-
فعالیت های دوره ای یا Recurring Task به نوعی از فعالیت ها گفته می شود که بصورت دوره ای ، در زمان های خاص و بشکل مرتب تکرار می شوند ؛ بطور مثال میتوان به جلسات هفتگی در پروژه اشاره نمود.
برای انجام اینکار در نمای Gantt در ستون Task Name شروع به وارد کردن فعالیت ها از سطوح بالا به پائین میکنیم. در اولین سطر نام پروژه و در ادامه متناسب با وضعیت پروژه بایستی سایر بخش ها را وارد کنیم.
در صورت تکراری بودن نام فعالیت ها نیازی به تایپ مجدد آنها نخواهد بود ؛ تنها کافی است که از قابلیت Copy و Paste برای انجام اینکار استفاده کنید. سعی کنید از نام های کوتاه برای فعالیت ها استفاده کنید. در صورتیکه پس از وارد کردن فعالیت ها بخواهید در بین فعالیت ها ؛ یک یا چند فعالیت جدید اضافه کنید ؛ از دو طریق میتوانید اینکار را انجام دهید.
مطلب پیشنهادی >> آموزش اصلاح نمایش نام فعالیتها هنگام ترکیب عبارتهای فارسی و انگلیسی
-
روش اول : راست کلیک و انتخاب Insert Task
برای استفاده از این روش کافی است در محلی که قصد دارید تا فعالیت را اضافه کنید ؛ روی یکی از فعالیت ها راست کلیک کرده و از منوی بازشده گزینه Insert Task را انتخاب کنید. فرض کنید می خواهیم تا قبل از مرحله فونداسیون یک فعالیت جدید بنام سازه نگهبان اضافه کنیم. برای انجام اینکار ابتدا فعالیت فونداسیون را با کلیک چپ انتخاب و سپس راست کلیک می کنیم.
-
روش دوم : استفاده از کلید ترکیبی Crtrl و +
در این روش پس از قرار گیری روی فعالیتی که میخواهیم ، فعالیت جدید به بالای آن اضافه شود ؛ به تعداد فعالیت جدید مورد نیاز بصورت همزمان کلید های Ctrl و + را از روی صفحه کلید کامپیوتر فشار می دهیم. توجه داشته باشید کلید + در بخش ماشین حسابی صفحه کلید و در سمت راست واقع شده است.
-
روش سوم : گزینه Task واقع در تب Task
برای استفاده از این روش کافی است مطابق تصویر زیر پس از کلیک بر روی فعالیت مورد نظر ؛ از تب Task در گروه Insert روی گزینه Task کلیک کنیم.
مطلب پیشنهادی >> چگونه برای هرفعالیت در MSP یک یادداشت درج کنیم؟
-
چگونه یک یا چند فعالیت را حذف کنیم؟
اگر بخواهیم یک یا چند فعالیت وارد شده در ستون Task Name را حذف کنیم کافی است ؛ پس از انتخاب یک یا گروهی از فعالیت ها کلید Delete را از روی صفحه کلید کامپیوتر فشار دهیم یا با راست کلیک کردن و انتخاب گزینه Delete Task عمل حذف را انجام دهیم.
-
چگونه فعالیت های وارد شده را گروه بندی کنیم؟
در مرحله نوبت به گروه بندی فعالیت ها میرسد ؛ اولین کاری که باید انجام دهیم این است که همه فعالیت های وارد شده به غیر از فعالیت اول که در واقع همان عنوان اصلی پروژه است را با استفاده از کلیک چپ موس انتخاب می کنیم. سپس از تب Task در گروه Schedule روی گزینه Indent Task کلیک میکنیم ؛ نتیجه بصورت شکل زیر درخواهد آمد.
همانطور که ملاحظه میکنید فعالیت اول بشکل بلد شده درآمده است. حالا اگر روی مثلث کنار این فعالیت کلیک کنیم ؛ تمامی فعالیت هایی که بصورت زیر مجموعه این فعالیت تعریف شد ؛ جمع و بشکل پنهان درخواهند آمد.
مطلب پیشنهادی >> فعالیت های LOE در MSP چه هستند؟
در ادامه با استفاده از همین ابزار سایر گروه بندی ها را نیز ایجاد می کنیم ؛ در مقابل ابزار Indent Task ابزار دیگر بنام Outdent Task وجود دارد که در سمت چپ آن قرار گرفته و بصورت برعکس عمل مینماید.
مطلب پیشنهادی >> ساختار شکست کار WBS چیست؟
-
چگونه ساختار شکست را در سطوح مختلف نمایش دهیم؟
در مثال بالا فعالیت های وارد شده در سه سطح قرار گرفته اند ؛ در صورتیکه بخواهیم ؛ فعالیت های وارد شده را در سطوح دلخواه به نمایش درآوریم بایستی از ابزار Outline استفاده کنیم. جهت دسترسی به این ابزار کافی است مطابق تصویر زیر مسیر را به ترتیب دنبال کنید.
مطلب پیشنهادی >> روش کار با ابزارهای indent و outdent در اکسل
با انتخاب هریک از سطوح ؛ نرم افزار پراجکت صرفأ آن سطح را به نمایش خواهد گذاشت ؛ بطور مثال میخواهیم با استفاده از این ابزار تا سطح 2 برنامه را به نمایش در آوریم ؛ برای انجام اینکار همانطور که اشاره شد کافی است روی Level 2 کلیک کنیم ؛ نتیجه بشکل زیر خواهد بود.
برای نمایش همه سطوح برنامه کافی است پس از کلیک بر روی گزینه Outline و باز شدن منو ؛ روی گزینه All SubTasks کلیک کنیم ؛ با انجام اینکار همه سطوح بصورت یکجا به نمایش درخواهند آمد.
مطلب پیشنهادی >> روش غیرفعال کردن فعالیتها در پراجکت
-
چگونه Summary task ها را مخفی کنیم؟
در هنگام کار با نرم افزار پراجکت و پس از وارد کردن فعالیت های برنامه زمان بندی و گروه بندی آنها از طریق Indent Task لازم است تا صرفأ فعالیت ها به نمایش درآیند و گروه های اصلی که در واقع همان summary task هستند مخفی شوند تا بتوانیم عملیات خاصی را روی فعالیت های وارد شده انجام دهیم ؛ برای انجام اینکار کافی است مطابق تصویر زیر ابتدا وارد تب Gantt Chart Format می شویم.
در ادامه لازم است تا در بخش Show/Hide تیک گزینه Summary tasks را برداریم ؛ ملاحظه خواهید نمود که در نمای گانت ، صرفأ Task ها به نمایش درخواهند آمد ؛ برای نمایش مجدد Summary tasks کافی است ؛ مجددأ تیک این گزینه را بزنید.