-
دفتر مدیریت پروژه PMO (Project Management Office) چیست؟
یکی از مهمترین اقداماتی که در سازمان های پروژه محور بایستی انجام شود ؛ استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO است که موجبات افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها را بدنبال خواهد داشت. مطابق تعریف ؛ دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که وظیفه دارد تا استاندارهای مدیریت پروژه را تعریف و جاری و رصد نماید. شرح وظایف این دفتر متناسب با هر سازمان میتواند متفاوت باشد. بطور کلی میتوان گفت دفتر مدیریت پروژه مسئولیت ایجاد یکپارچگی و هماهنگی بین پروژه های سازمان را بر عهده دارد.
از مهمترین استاندارهایی که در استقرار دفتر مدیریت پروژه کاربرد دارد ؛ میتوان به PMBOK و Prince2 اشاره نمود. البته مسأله مهمی که قبل از استقرار این دفتر باید به آن توجه داشت ؛ میزان بلوغ و فرهنگ سازمانی برای پذیرش آن است. این بدان معناست که در برخی از سازمان ها بدلیل عدم شناخت کافی از کارکردهای دفتر مدیریت پروژه و نبود فرهنگ و بلوغ سازمانی ؛ زمینه لازم برای اسقرار وجود نخواهد داشت.
-
مهمترین وظایف دفتر مدیریت پروژه کدامند؟
همانطور که در بالا هم به آن اشاره کردیم ؛ وظایف این دفتر در سازمان های مختلف متفاوت است اما وظیفه تضمین پیشرفت پروژه ها متناسب با استراتژی و اهداف سازمان جزو لاینفک آن بشمار میرود. در ادامه قصد داریم تا بصورت کلی به مهمترین این وظایف اشاره ای داشته باشیم.
- ایجاد دسته بندی بین پروژه های سازمان متناسب با اولویت و اهمیت و استراتژی تدوین شده
- برنامه ریزی صحیح برای منابع سازمان جهت بالابردن میزان بهره وری
- ارتقاء جایگاه فنی و سطح سواد کارکنان سازمان با برگزاری دوره های آموزشی
- طبقه بندی کارکنان براساس میزان مهارت و توانمندی آنها
- استقرار استانداردهای مدیریت پروژه ؛ راهبری و نظارت بر آن
- بروزرسانی اطلاعات پروژه ها از طریق نرم افزارهای تخصصی که به این منظور تولید شده اند
- تهیه گزارشات و داشبوردهای مدیریتی به منظور در اختیار قرار دادن تیم ؛ مدیران و سایر ذی نفعان پروژه
- پیگیری امورات و فعالیت های پروژه های سازمان به منظور رفع گلوگاه ها و تسریع در روند اجرای پروژه
- بکارگیری درس آموخته های سازمان به منظور جلوگیری از خطا و اشتباهات قبلی صورت پذیرفته
- برگزاری جلسات هماهنگی به منظور رفع موانع و مشکلات پروژه های سازمان
- مدیریت و نظارت کامل بر منابع سازمان جهت حصول بیشترین میزان بهره وری
-
مراحل پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
- گردآوری استراتژی و اهداف سازمان
- بکار گیری افراد متخصص و واجد شرایط
- تهیه یک مکان فیزیکی متناسب با تعداد نفرات تیم مدیریت پروژه و مطابق با استانداردهای توصیه شده
- شناسایی و دسته بندی حامیان و ذینفعان مهم و کلیدی
- تهیه و توسعه فرآیندهای مورد نیاز سازمان در راستای تحقق اهداف و استراتژی ها
- استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه PMIS
- تعیین وظایف و مسئولیت تیم پروژه
- برگزاری دوره های آموزشی متناسب با نیاز تیم پروژه
- اجرای فرآیندهای مدیریت پروژه
