همانطور که میدانید نرم افزار اکسل با قابلیت هایی که دارد این امکان را در اختیار کاربران قرار میدهد تا از آن در مدیریت پروژه استفاده کنند ؛ اما ما میخواهیم تا در این مقاله آموزشی به دلایلی برای کنار گذاشتن اکسل در مدیریت پروژه بپردازیم و به دلایلی اشاره کنیم که به شما میگوید که چرا بایستی هرچه سریعتر از یک روش جایگذین استفاده کنید ؛ پس در یکی دیگر از سری مقالات آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه در سایت مستر پلنر تا انتها با ما همراه باشید.
-
وقت گیر بودن
متناسب با بزرگ و پیچیدگی موجود در پروژه شما ؛ استفاده از اکسل میتواند بسیار زمان بر باشد ؛ ویرایش در ساختار شیت ها Sheets و فرمولهای موجود در هریک برای آنکه بتوان آنها را با ساختار پروژه هماهنگ نمود ؛ میتواند کاری زمان بر باشد.
ایجاد فایل های متعدد با نیاز کاربران و ذینفعان نیز از جمله مواردی است که موجب اتلاف وقت خواهد شد ؛ در واقع اطلاعات مورد نیاز برای یک سرمایه گذار با اطلاعاتی که مورد نیاز یک مدیر اجرایی است ؛ متفاوت بوده و از این جهت بایستی یک فایل جداگانه تهیه گردد.
-
سنگین شدن فایل
با افزایش حجم اطلاعات وارد شده در کاربرگ های اکسل ؛ شاهد افت شدید سرعت پردازش خواهیم بود ؛ بنحوی که گاهی اوقات با اعمال یک تغییر کوچک در فرمول نویسی های انجام شده بایستی چندین دقیقه منتظر بود تا فایل مجددأ قابل استفاده گردد ؛ البته ممکن است بصورت ناخواسته اکسل هنگ کرده و شما را از داخل برنامه بیرون بیندازد ؛ در این صورت مجبور خواهید بود مجددأ وارد فایل مورد نظر شده و از ذخیره شدن تغییرات اطمینان حاصل کنید.
وجود ماکروهای حاوی کدهای VBA نیز ریسک باز شدن فایل را در هنگامی که حجم آن افزایش یافته است ؛ بیشتر میکند ؛ پس توصیه میشود همواره بصورت دوره ای از فایل های اکسل خود ، یک نسخه پشتیبان تهیه کنید تا در صورت آسیب بتوانید براحتی عمل بازگردانی را انجام دهید یا درصورت امکان اطلاعات خود را در چندین فایل وارد کرده و در صورت لزوم بین آنها ارتباط برقرار کنید.
-
مشکلات کار در شبکه
از دیگر مشکلاتی که در هنگام کار بصورت تیمی بر روی یک فایل در شبکه سازمان با آن روبرو خواهید شد ؛ مشکل همزمانی در اعمال تغییرات بر روی یک فایل است ؛ البته شرکت مایکروسافت امکانی را برای حل این مسأله در نظر گرفته است ؛ اما تجربه نشان از نا کارآمدی آن در برخی از اوقات دارد.
زمانی که شما فایل اکسل را باز میکنید پیغامی مبنی بر باز بودن فایل توسط کاربر دیگر به نمایش در آمده و شما صرفأ میتوانید در حالت Read Only (فقط خواندنی – غیر قابل ویرایش) از آن استفاده کنید که این مسأله خود چالشی بزرگ خواهد بود. البته در نسخه جدید مایکروسافت 365 امکان کار تیمی روی فایل های اکسل ایجاد شده است که این عملیات بر روی فضای ابری انجام میگردد که پلن های حرفه ای آن مستلزم پرداخت هزینه خواهد بود.
-
نیاز به دانش بکارگیری
محیط نرم افزار اکسل در حالت عادی بصورت یک صفحه گسترده ؛ حاوی سطرها و ستون ها و ریبون میباشد که در نگاه اول ممکن است چندان جذاب و کاربر پسند به نظر نرسد ؛ البته این امکان وجود دارد تا با استفاده از ابزارهایی مثل User Form ها رابط کاربری زیبایی را برای ورود اطلاعات به درون Excel ایجاد کنیم که البته این مسأله مستلزم داشتن اطلاعات کافی در این زمینه است ؛ که ممکن است در ابتدا نیاز باشد تا کاربران نیاز به گذراندن دوره آموزش اکسل باشند.
در این مقاله به دلایلی برای کنار گذاشتن اکسل در مدیریت پروژه پرداختیم ؛ البته لازم به ذکر است که همه این دلایل شاید مانعی برای استفاده از این نرم افزار در مدیریت پروژه نباشد ؛ اما استفاده از راهکارهای اصولی تر و ابزاهایی که در این زمینه طراحی شده ؛ میتواند در زمان و هزینه برای ما صرفه جویی به دنبال داشته باشد.
