نرم افزار تهیه گزارش روزانه کارگاه

• نحوه تهیه گزارش روزانه کارگاه چیست؟

در این مطلب آموزشی به نحوه تهیه گزارش روزانه کارگاه خواهیم پرداخت. شاید این سوال که اصلأ هدف از اینکه هر روز باید گزارش کار روزانه را در کارگاه تنظیم کنیم چیست؟ به این سوال میتوان چنین پاسخ داد که هدف از تهیه گزارش روزانه ، ارائه اطلاعات لازم و مورد نياز از کارکرد روزانه كارگاه به دستگاه نظارت ، مشاور ، كارفرما و ساير طرف ها و عوامل ذينفع ؛ برای مديريت هرچه بهتر و ثمربخش یک پروژه می باشد.

یک گزارش روزانه كارگاه ، باید انعکاس دهنده تمام  رويدادها ، وقايع ، اتفاقات  و اقدامات انجام شده مربوط به شرح خدمات در عهده پیمانکاران ، کارفرما و ذینفعان پروژه همراه با مستندات لازم باشد. اطلاعات ثبت شده در گزارش روزانه کارگاه مبنایی برای تهیه سایر گزارشات در پروژه ، مانند گزارش وضعیت اجرای قراردادها ، گزارشات هفتگی و ماهانه پیشرفت پروژه می باشد.

بنابراین در صورتی که یک پیمانکار دارای چندین قرارداد فعال در پروژه باشد ، موظف است ، گزارش روزانه مربوط به هر قرارداد را بشکل جداگانه تهیه و در اختیار عوامل اجرایی کارگاه قرار دهد.

گزارش روزانه کارگاه می بایست برای هر قرارداد و هر شیفت کاری بشکل جداگانه تنظیم و ارائه گردد. واحد کنترل پروژه کارگاه بایستی فرم های تهیه شده بمنظور جمع آوری اطلاعات کارگاه را در اختیار واحدهای ذی ربط در کارگاه قرار دهد.هر واحد موظف است اطلاعات مربوط به خود را در این فرم ها وارد کرده و بشکل مرتب و در موعدد مقرر به واحد کنترل پروژه کارگاه تحویل دهد.

واحد کنترل پروژه وظیفه دارد مسائل و مشکلاتی را که مانع از تهیه گزارش روزانه بطور کامل و مطابق این دستورالعمل می باشد ، بموقع به سرپرست کارگاه و مدیر پروژه اعلام نماید. در نهایت واحد کنترل پروژه می بایست گزارش نهایی را تهیه و پس از امضاء به تأئید و امضای سرپرست کارگاه و مدیر پروژه برساند.این گزارش بایستی یک ساعت مانده به پایان ساعت نوبت کاری به سرپرست نظارت جهت بررسی و اظهار نظر و اخذ امضای وی تحويل شود.

• نقش دستگاه نظارت

دستگاه نظارت، بر اساس شرح خدمات قراردادی که خود با كارفرما دارد ، گزارش روزانه كارگاه را بررسی کرده و اظهار نظر می نماید. در صورتیکه موافق با مطالب منعكس شده در هر قسمت گزارش روزانه نیست ، می تواند روی آنها را خط بكشد و يا اطلاعات مورد نظر را در آن قسمت اصلاح نموده و يا اين موارد را در قسمت نظرات مشاور مشخص کرده و عدم موافقت خود را با اطلاعات ثبت شده در قسمتهای مربوطه اعلام نماید.دستگاه نظارت، پس از انجام اصلاحات لازم و ثبت نظرات خود، صفحات گزارش روزانه كارگاه را امضاء نموده و نسخه پيمانكار را حداكثر تا ساعت 9 صبح روز بعد به كارفرما تحويل می نماید.

در صورتیکه ، حجم اطلاعات روزانه كارگاه ، در هر قسمت از گزارش روزانه ، به اندازه ای باشد كه نتوان آنها را در فضای تعيين شده ثبت كرد ، مسئول كنترل پروژه كارگاه بايستی يك صفحه كاغذ را (با سربرگ گزارش روزانه كارگاه) تهيه و مانند جدول مورد نظر (كه از فضای كافی برخوردار نبوده است) را در آن ايجاد و باقی اطلاعات درج نشده را در آن ثبت نمايد. تعداد اين صفحات به حجم اطلاعات آن روز بستگی خواهد داشت.به طور كلی كنترل پروژه كارگاه وظيفه دارد، اطلاعات مندرج در الگوی گزارش روزانه كارگاه را به طور مناسب، مستمر و منظم در پايگاههای اطلاعاتی مورد لزوم در كارگاه ثبت و نگهداری کند.

• مفاد گزارش روزانه کدام اند؟

  • اطلاعات سربرگ گزارش

• عنوان پروژه: شرح يا عنوان پروژه در اين قسمت درج می شود. اگر پيمانكار در كارگاه مورد نظر دارای بيش از يك قرارداد فعال است، بايستی شماره قرارداد را در داخل پرانتز و در مقابل عنوان پروژه درج نماید. وی برای هر قرارداد بايستی يك گزارش روزانه مجزا تهيه و ارائه نماید . در اين قسمت نشان متعلق به كارفرما ، پيمانكار و مشاور درج شود.
• نام كارفرما: پيمانكار و مشاور بايد در این قسمت از گزارش بصورت كامل درج شود.
• روز و تاريخ: در اين قسمت از گزارش ، روز و تاريخ گزارش درج می گردد.
• شماره گزارش: شماره اولين گزارش روزانه كارگاه برابر 1 است. با تهيه هر گزارش، به شماره گزارش، يكی اضافه خواهد شد.

  • اطلاعات جوی و وضعيت فعاليت كارگاه

• نوبت كاری: گزارش روزانه ، بايستی برای هر نوبت كاری به طور جداگانه تهيه و ارائه گردد. بنابراين ، نوبت كاری (شيفت كاری) بايستی در اين قسمت مشخص گردد.
• ساعت كار كارگاه: در اين قسمت، ساعت شروع به كار و ساعت پایان كار كارگاه درج می گردد.
• وضعيت كارگاه: در اين قسمت با توجه به شرايط جوی حاکم ، يكی از پنج گزينه آفتابی ، نيمه ابری،  ابری، ، بارانی و برفی انتخاب شود گزينه های وضعيت آب و هوايی را با توجه به مشخصات اقليمی كارگاه مي توان تغيير داده شرایط موجود در محل را در گزارشات منعکس نمود.
• از بین چهار گزينه فعال ، نيمه فعال و تعطيل رسمی و غير فعال با توجه به شرایط وضعيت جوی و درجه حرارت و ساير عوامل موثر بر امكان انجام فعاليت ها در جبهه ههای مختلف كاری انتخاب می گردد.
• منظور از گزينه فعال، امكان استفاده از توان نيروی كار و ماشين آلات موجود در كارگاه با توجه به برنامه ريزی انجام شده و منظور از گزينه نيمه فعال، تاثير شرايط جوی ، عدم امكان اجرای عمليات برنامه ريزی شده و دیگر شرايطی است كه نتوان از توان بالقوه موجود ماشين آلات و نيروهای انسانی آماده بکار در كارگاه به طور كامل و تمام وقت استفاده نمود. منظور از غير فعال، تعطيل بودن كارگاه و عدم بكارگيری از توان کاری موجود كارگاه می باشد. (هرگاه گزينه های غير از گزينه فعال در قسمت قبلی مشخص شده باشد. شرح علت غيرفعال و تعطيل بودن كارگاه ، دلايل و علل اينكه كارگاه نتوانسته در تمام روز و يا در تمام جبهه های كاری اقدامات برنامه ریزی شده را با تمامی طرفيت كاری و يا با بخشی از آن انجام دهد ، در قسمت مشكلات و موانع پيمانكار توضيح داده می شود.)
• درجه حرارت : در اين قسمت ، حداقل و حداكثر درجه حرارت در روز مربوطه ثبت شود.

• • اطلاعات پیشرفت جبهه های کاری و فعالیت ها

در اين قسمت ، اطلاعات پيشرفت فعاليتهای در حال اجرای پروژه، بر اساس برنامه زمان بندی تفصيلی تأييد شده، ارائه می گردد. جدول اطلاعات پيشرفت فعاليت ها ، شامل شش ستون به شرح زير می باشد:

• شماره فعاليت: در اين قسمت، شماره فعاليت در برنامه زمانبندی تفصيلی می بایست درج شود.
• شرح فعاليت: در اين قسمت، شرح فعاليت بر اساس مندرجات در برنامه زمانبندی تفصيلی درج شود.
• مقدار كار انجام شده: در اين قسمت، مقدار كار انجام شده در اين روز و تاكنون به تفكيك در ستون مربوطه درج می شود.
• واحد كار: واحد كار فعاليت در اين قسمت تعريف می گردد.
• حجم كل كار: در اين قسمت، حجم كار پيش بينی شده برای فعاليت درج می گردد. در صورت تغيير یافتن اين عدد، اين موضوع در قسمت توضيحات تذكر داده شود.
• درصد پيشرفت: از تقسيم مقدار كار انجام شده تاكنون به حجم كل كار، درصد پيشرفت واقعی فعاليت قابل محاسبه خواهد بود. بنابراين، در اين قسمت، درصد پيشرفت واقعی فعالیت تاكنون درج می شود.

• • اطلاعات ماشين آلات و تجهيزات اصلی

در اين بخش ، نوع ماشین آلات و تجهيزات اصلی كارگاه، تعداد كل و تعداد سالم و ميزان ماشين/ساعت بکار گرفته شده به تفكيك امروز و تاكنون هر يك از آنها درج می گردد. در سطر جمع، نيز، می بایست جمع مقدار ماشين/ساعت امروز و تاكنون درج شود.

• • اطلاعات مواد و مصالح عمده وارده كارگاه

در اين بخش ، مقدار مواد و مصالح وارده به انبار در امروز ، مقدار وارده به انبار تاكنون و مقدار موجودی انبار تا پايان امروز برای هر يك از اقلام اصلی و عمده مواد و مصالح در كارگاه مشخص می شود. در صورتیکه مواد و مصالح از انبار به بيرون كارگاه ، حمل شود نوع و مقدار آن در قسمت توضيحات مشخص گردد. در اين ستون، میتوان ساير مطالب مربوط به مواد و مصالح را شرح داد.

• • آمار نيروی انسانی ستادی و اجرایی ( غير مستقيم و مستقيم)

منظور از نيروی كار غيرمستقيم ، افراد ستادی كارگاه پيمانكار (مانند مدير پروژه، سرپرست كارگاه ، كاركنان امور اداری ، انبار ، تداركات ، دفتر فنی، دفتر اجرا ، ايمنی ، تضمين كيفيت و نظير اين موارد) می باشد.

در اين بخش ، عناوين شغلی و تعداد افراد مشغول بكار در هر يك از اين مشاغل و تعداد نفر/ روز بکار گیری شده در اين روز و تاكنون درج می شود. در سطر جمع ، نيز، تعداد نفر/روز بکار گیری شده امروز و تاكنون ثبت گردد.
منظور از نيروی كار مستقيم ، افرادی هستند كه كار آنها اجرای فعاليتهای مندرج در برنامه زمانبندی تاييد شده می باشد و حق الزحمه آنها در آناليز فهرست بهای اقلام كاری منظور گرديده است.

در اين بخش ، عناوين شغلی و تعداد افراد مشغول بکار به كار در هر يك از اين مشاغل مربوط به گروههای كاری پيمانكاران جزء كه مخـصوص اجرای عمليات عمرانی می باشند (مانند بتن ريز، قالب بند، آرماتوربند و نظير اينها) و تعداد نفر/روز بکار گیری شده در اين روز و تاكنون درج می شود. در سطر جمع، نيز، تعداد نفر/ روز بکار گیری شده امروز و تاكنون درج گردد.

• • رويدادها، مشكلات و پيشنهادها

• رويدادها: منظور از رويداد، وقوع اقدامات و فعاليتهايی می باشد كه جزو تعهدات پيمانكار، كارفرما، دستگاه نظارت و ساير طرفهای پروژه است كه تحقق و يا عدم تحقق آنها بر زمان و هزينه پروژه تأثير خواهد گذاشت . اين رويدادها، مانند تحويل زمين كارگاه، صدور مجوزهای شروع بكار، ابلاغ مدارك و نقشه های اجرايی و يا تحويل فونداسيون از طرف پيمانكار و مانند اينها معمولاً با مبادله مدارك و اسناد ميان پيمانكار و نظارت و كارفرما و ساير طرفهای پروژه همراه است. میبايست شماره و تاريخ نامه ها يا صوتجلسات و ساير مدارك مربوط به ارسال مدارك بخش رويدادها در بخش مكاتبات و صورتجلسات درج گردد. بازديدهای صورت گرفته از كارگاه در طول روز توسط مديران ارشد نيز در اين بخش ذكر گردد.
• موارد قابل توجه و پيشنهادهای كارگاه: رئيس كارگاه و مسئولان دفاتر فنی و اجرايی، میبايست در اين قسمت موانع و مشكلات و نكات موثر بر زمان، هزينه و پيشرفت پروژه و همچنين علل عدم شروع بموقع و يا كندی پيشرفت فعاليتهای بحرانی و عدم خاتمه بموقع آنها (بر اساس برنامه زمان بندی تدوين و ابلاغ شده هفتگي/ماهانه) كه تا امروز برطرف نشده اند را به واحد كنترل پروژه جهت درج در گزارش روزانه اعلام و پيشنهادهای خود برای رفع آنها را اعلام و توضيح دهند. كنترل پروژه كارگاه، میبايست بر اساس اطلاعات اين قسمت، بتواند پروند های از تاريخچه شروع و خاتمه و مسبب هر يك از مسائل و مشكلات پروژه و اثر آن در كندی پيشرفت و يا توقف اجرای فعاليتهای پروژه را تهيه و نگهداری نمايد.

• • حوادث و رويدادهای مربوط به امور ايمنی در کارگاه

در اين بخش ، شرح حوادث اتفاق افتاده در كارگاه (در صورت وجود) ارائه می گردد. گزينه بلی يا خير در اين قسمت نيز بايستی علامت گذاری شوند.

• • نظرات و اظهارات دستگاه نظارت

چنانچه دستگاه نظارت با مطلبی در گزارش روزانه موافق نباشد، می تواند اين موارد را با ذكر آنها در اين قسمت مربوطه  مشخص نمايد. و دلایلی را برای عدم موافقت خود اعلام نماید.

• • مكاتبات و صورتجلسات کارگاهی

در اين قسمت، بايستی شماره و تاريخ نام ها يا صوتجلسات و ساير مدارك مربوط به ارسال مدارك بخش رويدادها، مشكلات و پيشنهادها درج گردد.