مدیریت هزینه پروژه و مراحل آن کدامند؟

یکی از عوامل بسیار مهمی که در موفقیت هر پروژه ای نقشی کلیدی دارد ؛ مسأله مدیریت هزینه است. بدون شک توجه نکردن به این مسأله باعث خواهد گردید تا یک پروژه با شکست روبرو شود. در مطالب قبلی سایت در خصوص روش های تأمین مالی پروژه صحبت کردیم ؛ اما اینبار در یکی دیگر از بخش های آموزش کنترل پروژه در سایت مستر پلنر ؛ قصد داریم تا در خصوص مدیریت هزینه پروژه و مراحل آن با شما کاربران عزیز همراه باشیم.

تعریف مدیریت هزینه پروژه

مدیریت هزینه پروژه یا همان Project Cost Managment یک فرآیند است که در حین آن برنامه ریزی لازم بمنظور تخمین و برآورد بودجه مورد نیاز جهت اجرای پروژه و همچنین روش های کنترل هزینه ؛ انجام میگردد. مهمترین هدفی که در مدیریت هزینه دنبال میشود آن است که پروژه در مدت زمان و بودجه مصوب که در ابتدا تعیین شده است به اتمام برسد.

اما از آنجایی که در کشور ما با نوسانات قیمت و تورم روبرو هستیم ؛ در اغلب اوقات هزینه تمام شده یک پروژه با بودجه مصوب یکی نخواهد بود ؛ اما سعی برآن است تا با استفاده از روش های مدیریت هزینه این تفاوت به حداقل برسد.

مطلب پیشنهادی >> رسم نمودار جریان نقدینگی در MSP

مراحل مدیریت هزینه پروژه

مطابق استاندارد PMBOK مدیریت هزینه پروژه ؛ شامل فرآیندهای زیر است که در ادامه به توضیح هریک از آنها می‌پردازیم.

برنامه ریزی مدیریت هزینه (Plan Cost Management)

در طی این فرآیند ؛ کلیه سیاست ها و چارچوب هایی که برای مدیریت هزینه و ارزیابی مورد نیاز است به همراه کلیه جزئیات و نحوه پیاده سازی آن مشخص می‌گردد. از ویژگی های مهم این فرآیند میتوان به ارائه راهکارهایی برای مدیریت هزینه از ابتدا تا انتهای پروژه اشاره کرد. از فاکتور های مهم در این فرآیند ؛ روش های تأمین مالی در پروژه است.

برآورد هزینه ها (Estimate Costs)

در طی این فرآیند ؛ برآوردی از منابع مالی مورد نیاز جهت انجام هریک از فعالیت های پروژه بدست خواهد آمد. در هنگام برآورد هزینه ها توجه به ماهیت و نوع هزینه از اهمیت بالایی برخوردار است که در ادامه با انواع هزینه ها در پروژه آشنا خواهید شد.

- هزینه های مستقیم (Direct Costs) : هزینه هایی که بصورت مستقیم جهت انجام فعالیت های پروژه انجام می شوند ؛ بطور مثال میتوان به خرید انواع میلگرد ؛ آهن آلات ؛ سیمان ؛ بتن و … اشاره نمود.
- هزینه های غیر مستقیم (InDirect Costs) : هزینه هایی که بصورت عمومی برای کل پروژه بوده و مربوط به یک یا چند فعالیت خاص در پروژه نیست که به این نوع از هزینه ها ؛ هزینه های سربار نیز گفته می‌شود که بطور مثال میتوان به هزینه های مربوط به خرید سوخت ؛ آب و غذا ؛ اینترنت ؛ برق ؛ حقوق و دستمزد ؛ تعمیرات و نگهداری ؛ تهیه و چاپ نقشه و … اشاره کرد.

تعیین بودجه (Determine Budget)

در طی این فرآیند ؛ کلیه هزینه هایی که برای انجام فعالیت ها Activity و بسته های کاری Work Package بشکل تجمیع شده درآمده و Cost Baseline که معیاری برای کنترل هزینه است ایجاد میگردد.

کنترل هزینه ها (Costs Control)

در طی فرآیند کنترل هزینه ؛ مقایسه ای بین بودجه پروژه و آنچه در واقعیت هزینه شده است ؛ انجام میگردد. این فرآیند از اهمیت بالایی برخوردار است و عدم انجام صحیح آن پروژه را با موانع و کسری بودجه مواجه خواهد ساخت. در این فرآیند متناسب با نتایج بدست آمده از کنترل ؛ میتوان اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ای را در راستای کاهش انحراف از بودجه تبیین نمود.