خاصیت AutoFill در اکسل : در قسمت دوم از آموزش گام به گام اکسل به بررسی برخی دیگر از موضوعات خواهیم پرداخت ؛ مواردی که در این جلسه مطرح می شوند از مباحث پایه ای در یادگیری نرم افزار اکسل هستند که توجه ویژه به آن می تواند مبانی آموزش شما را تا حد زیادی محکمتر کند.

خاصیت AutoFill در اکسل چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟

یکی از امکاناتی که نرم افزار اکسل در اختیار کاربران خود قرار داده است خاصیت AutoFill می باشد. با استفاده از این ابزار می توان عملیات کپی کردن اطلاعات را با استفاده از عمل Drag and Drop (کشیدن و رها کردن) انجام داد. برای استفاده از این ابزار کافی است ، بطور مثال یک عدد یا حرف یا عبارت را در داخل یک سلول وارد کنید.

حالا نشانگر موس را در گوشه سمت راست سلول می بریم ، ملاحظه می کنید که نشانگر موس تبدیل به یک علامت بعلاوه + میشود ؛ در این حالت در حالی که دکمه چپ موس را پایین نگه داشته ایم ، موس را به سمتی که منظر ماست ، حرکت می دهیم. ملاحظه می کنید که عبارت موجود در داخل سلول به تعدادی که آن را حرکت داده ایم کپی می شود. البته از راه دیگری هم می توان از این ابزار استفاده کرد و آن هم تب Home بخش Editing می باشد. به تصویر زیر دقت کنید.

با استفاده از این ابزار می توانیم عمل کپی کردن را بصورت سریعتر انجام دهیم. در مباحث بعدی که راجع به فرمول نویسی و استفاده از توابع برای شما صحبت خواهیم کرد با کاربرد این ابزار در آن جا نیز آشنا خواهید شد.

خاصیت AutoFill در خصوص اعداد می تواند بصورت افزایشی یا کاهشی مورد استفاده قرار گیرد. برای انجام اینکار هنگام کشیدن دستگیره AutoFill کلید Ctrl را نگه دارید

- اگر دستگیره را به سمت جلو یا در واقع سلولهای بعدی یا پائین بکشید ؛ خاصیت افزایشی خواهد داشت.
- اگر دستگیره را به سمت عقب یا در واقع سلولهای قبلی یا بالا بکشید ؛ خاصیت کاهشی خواهد داشت.

آیا می دانید؟

قابلیت AutoFill در مورد تاریخ ، ساعت و متن های ترکیبی با اعداد ( مثل : کانال 1) که به عدد ختم می شوند ؛ بصورت پیشفرض به صورت افزایشی یا کاهشی عمل می کند و نیازی به نگه داشتن کلید Ctrl نیست. در چنین مواردی برای لغو حالت افزایشی یا کاهشی ، لازم است تا هنگام کشیدن دستگیره AutoFill کلید کنترل پائین نگه داشته شود.

نحوه وارد کردن اطلاعات در نرم افزار اکسل چگونه است؟

برای وارد کردن اطلاعات در نرم افزار اکسل ، کافی است با کلیک چپ موس یک سلول را انتخاب کنیم و سپس از طریق کیبورد ، اطلاعات را وارد کرده و در انتها کلید اینتر را فشار دهیم. در صورتی که از ثبت اطلاعات منصرف شویم بایستی کلید Esc را از روی صفحه کلید کامپیوتر فشار دهیم.

روش دیگری که بجای زدن دکمه اینتر می توان از آن استفاده کرد ، گزینه های قرار گرفته در کنار Formula bar است. یک گزینه بشکل تیک برای تأئید مقدار وارد شده در داخل سلول و یک گزینه بشکل ضربدر ، جهت کنسل کردن وجود دارد که در تصویر زیر آنرا ملاحظه می کنید.

چگونه فایل اکسل را ذخیره سازی کنیم؟

برای ذخیره سازی فایل در اکسل باید ابتدا از تب File گزینه Save را انتخاب کنیم. پنجره Save as باز می شود یا صفحه ای مانند تصویر زیر در ورژن های جدیدتر اکسل به نمایش در می آید.با انتخاب محل ذخیره سازی فایل و با زدن دکمه Save ، فایل با فرمت Xlsx (فرمت پیشفرض) در محل تعیین شده ، ذخیره می گردد.