ساختار شکست کار WBS

• ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

ساختار شکست کار یا به اختصار WBS (Work Breakdown Structure) به معنی تقسیم و بخش بندی اقلام تحویل شدنی (Deliverable) پروژه به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تر است. ساختار شکست کار ، تجزیه سلسله مراتبی اقلام قابل تحویل پروژه است که بوسیله تیم مدیریتی با هدف تکمیل اهداف و ایجاد خروجی های مورد نیاز پروژه ، ایجاد می شود.تهیه ساختار شکست کار (WBS) از مهمترین اقداماتی است که نادیده گرفتن آن و یا تهیه یک ساختار شکست نامناسب می‌تواند از عوامل شکست در پروژه‌ها بشمار آید.

• کاربرد ساختار شکست کار (WBS) 

  • هیچکدام از اقلام قابل تحویل پروژه (Deliverable) فراموش نخواهد شد
  • میتوانیم پروژه را به بسته های کاری قابل مدیریت تقسیم بندی کنیم
  • می تواند به مدیر پروژه در تخصیص منابع کمک زیادی کند
  • هزینه های پروژه با دقت بیشتری تخمین زده خواهد شد
  • ارائه برنامه زمان بندی از دقت و کارایی بیشتری برخوردار خواهد بود
  • تعریف یک زبان مشترک بین تیم پروژه و ذی نفعان ایجاد خواهد شد

• مهمترین انواع ساختار شکست کار (WBS) کدامند؟

  • ساختار شکست مراحل انجام کار (Work Breakdown Structure)
  • ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)
  • ساختار شکست محصول نهایی (Product Breakdown Structure)
  • ساختار شکست پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
  • ساختار شکست سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)

پس از امضاء و ابلاغ قرارداد توسط کارفرما ، پیمانکار بایستی اقدام به تهیه ساختار شکست کار (WBS) و برنامه زمانبندی نماید. در همین راستا WBS پیشنهادی خود را پس از تدوین ؛ جهت بررسی و اظهار نظر مشاور برای وی ارسال مینماید. مشاور نیز نظرات اصلاحی خود را به پیمانکار اعلام خواهد کرد تا توسط ایشان انجام شود.

درنهایت ساختار شکست پس از تأئید نهایی جهت ابلاغ به پیمانکار برای کارفرما ارسال می گردد. البته در بسیاری از موارد این فرآیند بدین صورت است که کارفرما مستقیمأ WBS مورد تأئید خود را به مشاور و پیمانکار ابلاغ می نماید.

• اصول تهیه ساختار شکست

برای ایجاد یک ساختار شکست استاندارد لازم است تا برخی موارد را مد نظر قرار دهیم ؛ در ادامه شما را با این موارد آشنا خواهیم کرد رعایت نکردن این اصول باعث خواهد شد تا خروجی نهایی که همان برنامه زمان بندی پروژه است از کیفیت لازم برخوردار نباشد.

1. انطباق دادن ساختار شکست با موضوع و مفاد قرارداد
2. منحصر بفرد بودن نام گذاری فعالیت ها
3. مبنا قرار دادن تحویل شدنی ها
4. منحصر بفرد بودن و پوشش دهی ۱۰۰ درصد از فعالیت ها
5. مشارکت تمام ارکان پروژه در تهیه ساختار شکست پروژه
6. کد گذاری ساختار شکست کار WBS Code
7. قابل کنترل و تحویل بودن فعالیت های آورده شده در ساختار شکست
8. برآورد احجام و منابع فعالیت های سطح آخر
9. وزن گذاری فعالیت ها

• شکستن سطوح WBS را تا کجا ادامه دهیم؟

شکستن تعداد سطوح WBS به اندازه پروژه ، نوع ؛ پیچیدگی و میزان حد انتظار در کنترل آن دارد ، در واقع می توان چنین گفت که هر چه این سطوح بیشتر شکسته شود ، عملیات برنامه ریزی و کنترل پروژه جزئی تر و مدیریت کردن آن با صرف زمان بیشتری همراه خواهد بود. درواقع ریز کردن بیش از حد فعالیت ها زحمت بی مورد و سختی در دریافت اطلاعات پیشرفت از تیم های اجرایی را بدنبال خواهد داشت. همچنین اگر به میزان لازم فعالیت ها شکسته نشوند باعث می گردد که کنترل و اشراف لازم را بر روی فعالیت ها نداشته باشیم. به مثالهای زیر توجه کنید.

• نمونه الف : سیمانکاری تمام طبقات

نمونه یک بسیار کلی بیان شده و کنترل مناسبی در اختیار ما قرار نمیدهد. بعنوان مثال اگر گروه بازدید میدانی تیم کنترل پروژه به سراغ عوامل اجرایی برود و سعی در شناسایی تعداد اکیپ مشغول بکار در طبقات داشته باشد، نمی تواند اطلاعات دقیق و روزانه ای از اینکه آیا کار بر طبق برنامه پیش رفته است یا نه بدست آورد.

• نمونه ب : سیمانکاری دیوار شمالی آشپزخانه طبقه سوم

در نمونه دو هم ساختار شکست کار بیش از حد خرد شده است. مثلأ نمیتوانیم از عوامل اجرایی گزارش دقیقی بگیریم چرا که ممکن است زمان سیمانکاری دیوار شمالی آشپزخانه طبقه سوم فقط در مدت زمان 2 ساعت انجام شود و این در حالی است که برنامه ما در کارگاه بشکل روزانه تنظیم شده است.

• منظور از بسته کاری یا Work Pakage چیست؟

آخرین سطح ساختار شکست کار ؛ بسته های کاری یا Work Pakages نام دارد. درواقع می توان گفت ، سطحی که در آن پروژه مدیریت می شود، تحت عنوان بسته کاری نامیده می شود. بسته کاری قسمتی از پروژه است که می توان آنرا به یک گروه کاری یا یک فرد محول و به فعالیت ها و زیر فعالیت ها تقسیم نمود.

• در تهیه (WBS) بایستی به چه نکاتی توجه کنیم؟

• جمع مبالغ سطح یک می بایست با مبلغ قرارداد برابر باشد.
• در صورتی که قرارداد EPC نباشد، باید جمع مبالغ آیتم هایی که در سطح یک ساختار شکست پروژه قرارداد با مبلغ قرارداد برابر بوده و بر اساس تحویل شدنی ها شکسته شده باشد.
• اگر که در شرح خدمات یک قرارداد ، به غیر از ردیف های مهندسی ، خرید و اجرا ، بخش های دیگری نیز با مبلغ مشخص وجود داشته باشد، بنحویکه مبلغ پیمان با جمع مبالغ کلیه بخش های مذکور حاصل شود ، این بخش ها میبایست در سطح یک ساختار شکست کار دیده شوند.
• در پروژه های ساختمانی رعایت نکات تجربی در هنگام تعیین ترتیب و توالی فعالیت ها از اهمیت زیادی برخوردار است. لذا استفاده از نظر سرپرستان واحد اجرایی در تهیه یک ساختار شکست کمک زیادی خواهد نمود تا در آینده با مشکلات کمتری روبرو شویم.

• از یادداشت گذاری استفاده کنید!

سعی کنید فعالیت ها را به گونه ای بشکنید که نشان دهنده مراحل واقعی از عملیات اجرایی باشد. میتوانید از قابلیت یادداشت گذاری در نرم افزار مایکروسافت پراجکت یا پریماورا برای فعالیت ها استفاده کنید. هر مسأله ای که در مورد فعالیت خاصی به نظرتان می رسد بشکل یادداشت به فعالیت اضافه کنید. این کار در آینده کمک زیادی به شما خواهد کرد.

فراموش نکنید که در لیست فعالیت ها حتمأ از مایلستون ها استفاده کنید. مایلستون ها وقایع مهم پروژه هستند که نشان دهنده شروع یا پایان بخش خاصی از پروژه خواهند بود. استفاده از دو مایلستون شروع و پایان برای جلوگیری از باز بودن و شبکه نشدن فعالیت ها بسیار مهم است ؛ از جمله مایلستون های مهم می‌توان به تحویل زمین ؛ برگزاری جلسه kick off meeting ؛ دریافت پیش پرداخت و … اشاره نمود.

در نرم افزارهای کنترل پروژه قسمت هایی وجود دارد که میتوان اطلاعات تکمیلی را برای فعالیت ها مانند ID ، پیش نیاز و پس نیاز ، منابع ، یادداشت ، تأخیر یا تعجیل را مشخص کرد. این بخش در استاندارد PMBOK بعنوان ویژگی فعالیت ها آورده شده است.

• واژه نامه یا دیکشنری WBS چیست؟

WBS باید بوسیله توسط واژه نامه آن پشتیبانی گردد. این واژه نامه سندی است که در فرآیند ایجاد WBS تهیه می گردد. این سند عناصر WBS و تکنیک های معرفی شده در فعالیت های بسته های کاری را به یکدیگر مرتبط می سازد. واژه نامه WBS یک توضیح کوتاه درباره هرکدام از فعالیت های مشخص شده در WBS را ارائه می کند. این سند قابلیت تخمین حدود هر فعالیت را ایجاد کرده و همچنین در فرآیند تفویض مسئولیت ها میتواند کمک شایانی نماید.

• 10 قاعده مهم در تهیه WBS

• قاعده اول :  WBS را با همراهی اعضای تیم پروژه تهیه کنید

همکاری اعضای تیم پروژه در تهیه WBS باعث خواهد شد تا آنها درک بهتری نسبت به فعالیت هایی که قرار است در طول پروژه انجام شود بدست آورند از اینرو احساس تعهد بیشتری نسبت به انجام آنها خواهند داشت.

• قاعده دوم : WBS تهیه شده باید دارای حداقل سه سطح باشد

در بالاترین سطح ساختار شکست شما بایستی نام پروژه قرار بگیرد و متناسب با اندازه و وسعت پروژه بایستی به سطوح کوچکتری خُرد گردد. خُرد کردن سطوح پروژه حداقل بایستی در سه سطح انجام شود.

• قاعده سوم : WBS فعالیت نیست

یک اشتباه که اغلب در بین برخی از کارشناسان و مدیران رخ می دهد این است که ساختار شکت پروژه (WBS) را همان فعالیت های پروژه در نظر می گیرند و این در حالی است که این دو از نظر ماهیتی کاملأ با هم فرق دارند. بطور مثال اسکلت فلزی یک آیتم از ساختار شکست (WBS) است در حالی که نصب ستون یک فعالیت محسوب می شود.

• قاعده چهارم : اصول نامگذاری در WBS را رعایت کنیم

توجه داشته باشید که آیتم های مربوط به WBS را بشکل اسم نامگذاری کنید. بعنوان مثال اسکلت فلزی چون اسم است یک آیتم از WBS درنظر گرفته می شود اما نصب ستون چون یک فعل است یک فعالیت به حساب می آید.

• قاعده پنجم : به آخرین سطح از WBS دقت کنید

همانگونه که در بالا گفتیم ؛ آخرین سطح از WBS را بسته کاری یا Work Package نام گذاری می کنند که شامل مجموعه فعالیت های مرتبط می باشد.

• قاعده ششم : ابتدا WBS را تهیه و سپس به سراغ لیست فعالیت ها بروید

WBS یک ساختار شکست طبقه بندی جامع از محدوده پروژه و کارهایی که قرار است در آن انجام شود می باشد در حالی که لیست فعالیت ها شامل سطح آخر شکست از فعالیت های پروزه می باشد که پس از تشکیل WBS نمایان می گردند.

• قاعده هفتم : قانون 100درصد را رعایت کنید

1. این قانون می گوید ، ساختار شکست کار (WBS) می بایست 100 درصد کار موجود در قرارداد را شامل شده و تمام اقلام تحویل شدنی در پروژه را شامل شود.
2. قانون 100 درصد بایستی برای تمام سطوح WBS اعمال گردد بطوری که مجموع کارهای تجزیه شده در پائین با 100 درصد کار از سطح بالاتر خود برابر باشد.
3. این قانون اشاره به این مسأله دارد که که WBS نمی تواند خارج از محدوده قرارداد قرار گیرد به بیان دیگر ساختار شکست کار نباید بیش از 100 درصد کار باشد.
4. این قانون در سطح فعالیت ها هم کاربرد داشته به این صورت که کار ارائه شده توسط هر بسته کاری می بایست 100 درصد کار لازم برای تکمیل همان بسته کاری را شامل شود.
5. این قانون بیانگر این مسأله است که تمام محدوده پروژه لحاظ شده است و چیزی جا نمانده است.

• قاعده هشتم : WBS را بروز رسانی کنید

در مواقعی که می خواهیم بر روی پروژه ای که از قبل مشابهی نداشته کار کنیم ، ساختار شکست کار در ابتدای کار از جامعیت لازم برخوردار نبوده و گاهأ امکان تجزیه آن تا حداقل سه سطح هم وجود ندارد.اما با گذشت زمان و افزایش میزان آگاهی مان از کار ، بایستی اقدام به بروز رسانی ساختار شکست کار نمائیم.

• قاعده نهم : در میزان شکستن WBS دقت کنید

توجه به این مسأله که این فعالیت ها هستند که باید به میزانی تجزیه شوند که بتوان منابع جزء را به آنها تخصیص داد و این شامل آیتم های WBS نمی شود. آیتم های مربوط به ساختار شکست باید بنحوی منطقی و کافی شکسته شوند.

• قاعده دهم : قانون حداقل و حداکثر

مطابق این قانون حداقل مدت زمان لازم برای اتمام تمام بسته های کاری در آخرین سطح WBS نباید از 8 ساعت کمتر و از 80 ساعت بیشتر شود.