جلسه آغاز پروژه چیست؟

• جلسه آغاز پروژه چیست؟ (KOM – Kickoff Meeting)

در ابتدای این مطلب قصد داریم تا به این سوال پاسخ دهیم که جلسه آغاز پروژه چیست؟ و در ادامه به دلایل مهم تشکیل و دستاوردهای آن خواهیم پرداخت ؛ پس در یکی دیگر از سری آموزش های برنامه ریزی و کنترل پروژه از سایت مستر پلنر همراه ما باشید.

جلسه شروع پروژه ؛ جلسه ای است بشکل رسمی که با حضور عوامل پروژه اعم از : مدیر پروژه ؛ کارفرما ؛ حامی و سرمایه گذار پروژه ؛ مدیران ارشد و ذی نفعان مهم و کلیدی پروژه برگزار میگردد. هدف از تشکیل این جلسه آشنایی اعضاء و همچنین بیان اهداف و وظایف هریک از افراد دخیل در انجام پروژه در راستای تحقق آن میباشد. در هنگام تهیه برنامه زمان بندی پروژه جلسه KOM بعنوان یکی از مایلستون های مهم بایستی در نظر گرفته شود.

• چه زمانی جلسه آغاز پروژه را برگزار کنیم؟

متناسب با ابعاد یک پروژه جلسه KOM در زمان های متفاوتی میتواند برگزار شود ؛ در پروژه های کوچک مقیاس که اغلب کار برنامه ریزی و اجرا توسط یک تیم انجام میشود ؛ این جلسه در در طول مدت زمان فاز برنامه ریزی Planning برگزار میشود. اما در پروژه های بزرگ مقیاس ؛ پس از آماده سازی برنامه های مورد نیاز و تکمیل فاز برنامه ریزی پروژه توسط تیم پروژه ؛ این جلسه با دعوت از سایر اعضاء ؛ اعم از ذینفعان برگزار خواهد شد.

در واقع بصورت کلی چنین میتوان گفت که بهتر است زمانی اقدام به تشکیل جلسه آغاز پروژه نمائیم که اولأ منشور پروژه مصوب شده باشد و اسناد و مدارک پروژه شامل : نقشه ها ؛ منابع مالی در دسترس ؛ ماشین آلات و تجهیزات ؛ نیروی انسانی مورد نیاز ؛ دستور العمل های اجرایی ؛ چک لیست های مدیریت ریسک و البته مهمتر از همه دستور جلسه آماده باشد.

• دستور جلسه آغاز پروژه باید شامل چه مواردی باشد؟

همانطور که در بالا هم اشاره شد ؛ دستور جلسه از مهمترین موضوعاتی است که باید به آن پرداخته شود ؛ که در ادامه با موارد مهمی که باید در دستور جلسه به آنها پرداخت اشاره خواهیم کرد.

• ساختار شکست کار پروژه WBS
• هماهنگی بین بخش های مختلف پروژه
• محاسبه پیشرفت پروژه
• تهیه گزارشات پروژه
• کنترل برنامه زمان بندی پروژه
• دستورالعمل تنظیم صورت وضعیت در پروژه
• الزامات و دستورالعمل ایمنی HSE در پروژه
• الزامات و دستورالعمل کنترل کیفیت Qc
• دستورالعمل روش های اجرایی
• دستورالعمل تدارکات و خرید در پروژه
• انتخاب نفرات مرتبط و ذی نفع و مرتبط با جلسه آغاز پروژه
• اهداف و تحویل شدنی ها در پروژه Deliverable
• تعیین نقش و مسئولیت های طرفین
• معرفی افراد با نقش کلیدی جهت امضاء مکاتبات
• چارت سازمانی و معرفی افراد مرتبط با هر جایگاه
• تشریح کامل محدوده پروژه
• ریسک های مهم در پروژه
• روش های رسمی برقراری ارتباط بین طرفین (شماره های تماس ؛ ایمیل ؛ فکس)
• نحوه تبادل مکاتبات و اتوماسیون اداری
• نرم افزار مدیریت پروژه
• تضامین پروژه
• موضوعات مالی و اداری مانند ؛ بیمه ؛ مالیات ؛ کد کارگاهی و …
• تجهیز کارگاه
• صورتجلسات کارگاهی
• مرکز کنترل اسناد پروژه DCC

• چگونه جلسه KOM را برگزار کنیم؟

شاید برای شما هم سوال باشد که محل برگزاری جلسه کجاست؟ معمولأ جلسه آغازین پروژه به دعوت و میزبانی از سوی مدیر پروژه برگزار میگردد ؛ البته ممکن است بسته شرایط و عوامل محیطی و امکانات در دسترس ؛ این جلسه در محل کارفرما نیز برگزار گردد. به لطف وجود شبکه جهانی اینترنت امروزه امکان برگزاری جلسات بصورت آنلاین هم وجود دارد که از بسترهای برگزاری جلسات آنلاین میتوان به Skyp ؛ Google Meet ؛ Adobe Connect در گروه ابزار های خارجی و به اسکای روم که یک سرویس ایرانی است اشاره نمود.

یکی از مهمترین کارهایی که باید قبل از تشکیل جلسه انجام شود ؛ انتخاب دبیر جلسه است تا بتواند قرائت دستور جلسه ؛ مدیریت کلی جلسه ؛ زمان اختصاص یافته به هر فرد برای بیان صحبت های خود ؛ نوشتن صورتجلسه و اخذ امضاء و تحویل یک نسخه از کپی آن به حاضرین را عهده دار شود.

در انتهای جلسه ؛ انجام پرسش و پاسخ از شرکت کنندگان ؛ موجب میگردد تا ابهاماتی که در حین برگزاری جلسه ایجاد شده است رفع گردد. نکته بسیار مهمی که در خصوص صورتجلسه نهایی وجود دارد این است که بایستی وظایف هر فرد به همراه تاریخ ضرب العجل آن مشخص باشد تا پیگیری های بعدی را میسر سازد.