-
مرتب کردن داده ها در اکسل چگونه انجام می شود؟
یکی از مهمترین موضوعاتی که پس از ورود اطلاعات در نرم افزار با آن مواجه خواهیم شد مرتب کردن داده ها در اکسل است. با انجام اینکار میتوانیم بسته به نیاز خود اطلاعات موجود در جداول را مرتب سازی کنیم. پس در ادامه با یکی دیگر از قسمت های آموزش اکسل با ما همراه باشید.
فرض کنید یک جدول از مدارس موجود در یک منطقه را در دست دارید و می خواهید اطلاعات موجود در این جدول را با حالت های مختلف مرتب کنید.
در ادامه قصد داریم تا لیست بالا را براساس حروف الفبا از ابتدا به انتها یعنی الف تا ی روی ستون نام هنرستان مرتب کنیم ؛ برای انجام اینکار روی سر ستون نام هنرستان را با کلیک چپ موس انتخاب می کنیم. سپس مطابق تصویر زیر از تب Home در گروه Editing روی گزینه Sort & Filter کلیک میکنیم و از منوی باز شده روی گزینه Sort A to Z کلیک می کنیم.
مطالعه بیشتر >> سورت اطلاعات براساس رنگ در اکسل
با کلیک بر روی این گزینه ؛ ستون نام هنرستان بر اساس حروف الفباء یعنی الف تا ی مرتب می شود ؛ حالا در صورتی که بخواهیم عکس این عمل را انجام دهیم ؛ یعنی مرتب سازی را براساس حروف الفباء اینبار از ی به الف انجام دهیم کافیست در منوی قبلی بجای Sort A to Z بایستی گزینه Sort Z to A را انتخاب کنیم.
-
-
مرتب سازی پیشرفته
-
در ادامه میخواهیم ابتدا مدارس دولتی و سپس شاهد و غیر انتفاعی را بر اساس نام آنها بصورت الفباء الف تا ی مرتب کنیم ؛ برای این منظور مطابق تصویر زیر مجددأ از تب Home در گروه Editing روی گزینه Sort & Filter کلیک میکنیم و از منوی باز شده روی Custom Sort کلیک میکنیم :
پس از انجام اینکار پنجره Sort به نمایش در خواهد آمد ؛ این پنجره را در تصویر زیر ملاحظه می کنید ؛ در این پنجره ابتدا بایستی معیار اول سورت را که همان نوع میباشد را وارد کنیم ؛ بنابراین اگر هیچ سطری در این پنجره مشاهده نمیکنید روی دکمه Add Level کلیک میکنیم تا یک سطر جدید ایجاد شود ؛ سپس در بخش Column از لیست کشویی نوع را انتخاب میکنیم و در صورتی که سطری بصورت خودکار توسط اکسل انتخاب شده است آن را در بخش Column به نوع تغییر میدهیم.
در ادامه در بخش Sort on گزینه Cell Values را انتخاب می کنیم و در بخش Order گزینه A to Z را برای تعیین نحوه مرتب سازی انتخاب می کنیم ؛ پس از انتخاب معیار اول نوبت به اضافه کردن معیار دوم که همان نام هنرستان است میرسد که آن را نیز مطابق تصویر زیر با زدن دکمه Add Level اضافه میکنیم.
پس از کلیک بر روی دکمه Ok نتیجه مانند آنچه در تصویر زیر ملاحظه می کنید خواهد بود و عملیات مرتب سازی باتوجه به آنچه در پنجره Sort تعیین کردیم در خواهد آمد:
-
-
مرتب سازی داده ها با Filter
-
در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت فیلتر استفاده کرده و نمایش اطلاعات را بر اساس یک یا چند داده خاص محدود کرد.بطور مثال قصد داریم تا در لیست بالا فقط اسامی هنرستان های دولتی را مشاهده کنیم ؛ برای انجام اینکار از قابلیت فیلتر در اکسل استفاده می کنیم ؛ ابتدا روی یکی از سلولهای لیست کلیک میکنیم و از تب Data در گروه Sort & Filter روی گزینه Filter کلیک می کنیم.
پس از انجام اینکار لیست حاوی اطلاعات بشکل زیر در خواهد آمد و در هر سر ستون یک علامت مثلثی در کنار عنوان قرار خواهد گرفت که از طریق آنها خواهیم توانست فیلتر مورد نظر را اعمال کنیم.
خوب همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم قصد داریم تا با استفاده از قابلیت Filter در اکسل جدول خود را صرفأ جهت نمایش هنرستان های دولتی فیلتر کنیم ؛ حالا مطابق تصویر زبر روی علامت مثلث کنار ستون “نوع” کلیک میکنیم :
همانگونه که در تصویر بالا ملاحظه می کنید یک منو باز می شود در این منو در ابتدا همه آیتم ها در حالت انتخاب قرار دارند ؛ شما بایستی یک بار روی گزینه Select All کلیک کنید تا همه گزینه ها از حالت انتخاب خارج شده و بدون تیک شوند و در ادامه روی آیتمی که می خواهید فیلتر بر اساس آن انجام شود کلیک کنید تا تیک دار شود ؛ در اینجا هدف ما فیلتر کردن بر اساس مدارس دولتی است پس تیک دولتی را زده و روی دکمه Ok کلیک می کنیم ؛ نتیجه بصورت زیر خواهد بود :
-
-
-
استفاده از چند معیار در فیلتر
-
-
در صورتی که بخواهیم عملیات فیلتر کردن را براس چندین معیار انجام دهیم ؛ کافی است مطابق آنچه در بالا به آن اشاره کردیم روی عناوین ستون های دیگر نیز کلیک کرده و فیلتر را بر اساس نیاز خود و گزینه های موجود اعمال کنیم تا نمایش اطلاعات قرار گرفته در داخل لیست براساس معیارهای دیگر نیز تحت تأثیر قرار گیرد. در این مطلب آموزشی نحوه مرتب کردن داده ها در اکسل را مورد بررسی قرار دادیم که میتواند کمک بسیار زیادی را در جهت تمرکز بر روی برخی از داده های خاص به ما بکند.
راهنمای مسیر آموزش
-
فرم ورود اطلاعات در اکسل (اکسل مقدماتی قسمت 23)
-
شما هم اکنون در اکسل مقدماتی قسمت 24 حضور دارید!
-
رسم نمودار در اکسل (اکسل مقدماتی قسمت 25)