-
گام های مهم در بررسی برنامه زمانبندی
در یکی دیگر از آموزش های برنامه ریزی و کنترل پروژه اینبار قصد داریم تا در خصوص مراحل اصلی بررسی برنامه زمانبندی پروژه صحبت کنیم. از موارد بسیار مهمی که هر کارشناس واحد کنترل پروژه بایستی به آن مسلط باشد ؛ نحوه کنترل و بررسی یک برنامه زمان بندی تهیه شده در نرم افزارهایی مانند مایکروسافت پراجکت یا پریماورا P6 است.
این مسأله زمانی که فرد کنترل کننده در جایگاه کارفرما یا مشاور است ؛ از اهمیت بالاتری برخوردار خواهد بود. در اغلب پروژه ها ؛ پیمانکار پس از عقد قرارداد ؛ اقدام به تهیه برنامه زمان بندی نموده و آن را جهت بررسی برای کارفرما ارسال مینماید ؛ عوامل کنترل پروژه کارفرما نیز پس از انجام بررسی های لازم ؛ در صورتیکه برنامه زمان بندی دریافتی مطابق با استاندارهای لازم باشد ؛ آن را به پیمانکار ابلاغ خواهند نمود.
توجه به وجود یک دستورالعمل برای تهیه برنامه زمان بندی در سازمان یا شرکت و ابلاغ آن به پیمانکار ؛ قبل از تهیه برنامه میتواند تا حد زیادی زمان مورد نیاز برای کنترل آن را کاهش دهد. برگزاری جلسه هماهنگی بین عوامل پروژه و پیمانکار و ابلاغ این الزامات باعث خواهد شد تا یک وحدت رویه در انجام پروژه صورت پذیرد.
اما متأسفانه نبود چنین دستورالعملی باعث شده است تا هریک از کارشناسان کنترل پروژه ؛ متناسب با تجربه کاری و بصورت سلیقه ای اقدام به بررسی برنامه ارسالی توسط پیمانکار نمایند و پس از کامنت گذاری و چندین مرتبه رفت و برگشت برنامه در نهایت برنامه را به پیمانکار ابلاغ کنند.
-
چه مواردی را در برنامه زمان بندی بررسی کنیم؟
- قبل از انجام هر کنترلی ؛ قرارداد را بصورت کامل و دقیق مطالعه کنید و از داخل آن نکات مهم ؛ مایلستون ها و بخش هایی را که در روند اجرای پروژه تأثیر گذار است استخراج کنید.
- اگر برنامه زمان بندی مطابق دستورالعمل تهیه نشده است ؛ از پیمانکار بخواهید تا روند و اصول تهیه برنامه زمان بندی را برای شما شرح دهد. بطور مثال اصول ایجاد ساختار شکست کار ؛ مدت زمان فعالیت ها ؛ ضرایب وزنی ؛ تقویم ها ؛ منابع ؛ روش اجرا و …
- تنظیمات نرم افزار را کنترل کنید به طور مثال : وضعیت مسیرهای بحرانی چندگانه
- ساختار شکست کار را بصورت کامل بررسی و با استاندارد مطابقت دهید.
- بررسی محدوده پروژه به نحوه که هیچ فعالیتی از قلم نیافتاده باشد ؛ برای انجام اینکار از عوامل دفتر فنی و نظارت کمک بگیرید.
- مدت زمان در نظر گرفته شده برای فعالیت ها را با واقعیت اجرایی آن مطابقت دهید ؛ کمک گرفتن از سرپرست کارگاه و کارشناسان دفتر فنی و واحد اجرا را فراموش نکنید.
- روابط بین فعالیت ها و Open Ended Activity را بررسی کنید.
- شناوری کل و آزاد را برای فعالیت ها بررسی کنید ؛ این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است ؛ چرا که در تنظیم لایحه تأخیرات که بعدها توسط پیمانکار ارائه خواهد شد ؛ تأثیر زیادی خواد داشت.
- قید ها ؛ DeadLine ها و مسیر بحرانی پروژه را کنترل کنید.
- وضعیت تعریف منابع ؛ تخصیص منابع و در نهایت تسطیح منابع را بررسی کنید.
پس از بررسی برنامه زمان بندی ؛ بهتر است با عوامل فنی و اجرایی پیمانکار جلسه ای داشته باشیم تا آخرین هماهنگی های لازم انجام شود ؛ در اینصورت با مشکلات کمتری در مدت اجرای پروژه خواهیم داشت.
