فعالیت ها در برنامه زمان بندی

 

• مراحل تهیه لیست فعالیت ها در برنامه زمان بندی

پس از آنکه ساختار شکست کار WBS توسط کارفرما ابلاغ شد نوبت به تهیه لیست فعالیت ها در برنامه زمان بندی می‌رسد برای انجام اینکار مطابق تصویر زیر بایستی مراحلی به ترتیب دنبال شود.

 

---

• تعریف فعالیت ها

پس از آنکه سطوح مختلف ساختار شکست کار WBS تعریف شد ، اقدام بعدی تعریف فعالیت ها می‌باشد. برای انجام اینکار باید بسته های کاری که آخرین سطح از ساختار شکست هستند را به اجزاء تشکیل دهنده آنها بشکنیم. برای شکستن بسته های کاری یا Work Package از روش هایی وجود دارد که در ادامه با آنها آشنا خواهید شد.

• تجزیه فعالیت ها

هریک از کارشناسان کنترل پروژه پس از گذشت مدت زمانی با انجام سایت ویزیت با روند و مراحل انجام کارهای اجرایی پروژه آشنا می شوند (البته در صورتی که دانش آموخته رشته های مهندسی عمران یا معماری نباشند) بعنوان مثال اکثر کارشناسان کنترل پروژه های ساختمانی می دانند که فرآیند اجرای سقف های عرشه فولادی شامل اجرای عرشه ، گلمیخ ، مش گذاری و بتن ریزی است، لذا شکستن بسیاری از بسته های کاری برایشان کار دشواری نیست.

اما اگر نیاز به شکستن بسته های کاری تخصصی تر مانند تأسیسات مکانیکی یا الکتریکی وجود داشته باشد ؛ تهیه لیست فعالیت ها بایستی طی جلساتی مشترک با کارشناسان مستقر در دفتر فنی پروژه که اشراف بیشتری بر روی این موضوعات دارند ؛ انجام گردد.

• برنامه ریزی موج غلطان ROLLING WAVE PLANNING

در مباحث PMBOK دو اصطلاح مهم در این زمینه بکار رفته است. Far Term و Near Term ، در بسیاری از مواقع در پروژه پیش می آید که اطلاعات در مورد برخی قسمت هایی که باید اجرا شوند بصورت کامل در دسترس نیست. بطور مثال ممکن است که هنوز نقشه های برخی از فاز ها تکمیل نشده باشد (این موضوع در پروژه های ایران بسیار شایع است ، در صورتی که در کشور های پیشرفته کلیه نقشه ها تا حد بسیار زیادی آماده و سپس پروژه عملیات اجرایی خود را آغاز می کند) یا به علت جدید بودن و اجرای بخشی از پروژه هنوز جزئیاتی از آن در اختیار نباشد، مسلمأ شکستن فعالیت های این بخش ها به زمانی که اطلاعات بیشتری در دست باشد موکول می گردد.

استاندارد PMBOK در اصطلاح به اینگونه از فعالیت ها ، بسته های کاری یا سطوح ساختار شکست کار Far Term می گوید. این موضوع ویژگی تدریجی بودن پروژه را بیشتر مشخص می کند. همچنین فعالیت هایی که در آینده نیاز به تکمیل اطلاعات ندارند جزو Near Term ها محسوب می شوند. بعبارتی ساده تر می توان گفت در ابتدا بایستی زمانهای سطوح بالای WBS را مشخص نمود و به مرور که به زمان اجرای آن بخش ها نزدیک می شویم و اطلاعات و نقشه هایمان تکمیل تر می گردد ، بخش ها و فعالیت های زیرین در برنامه گنجانده شود.

• تجربیات پروژه های قبلی

در بسیاری از مواقع برای تهیه ساختار شکست کار یا لیست فعالیت های پروژه به سوابق پروژه های قبلی مراجعه می کنیم. معمولأ ساختار کلی بسیاری از پروژه ها یکسان است. بطور مثال همیشه ساختار شکست سقف عرشه فولادی شامل ، عرشه ریزی ، اجرای گلمیخ ، مش گذاری و بتن ریزی است یا فونداسیون شامل ، خاک برداری ، ایجاد سازه نگهبان ، بتن مگر ، آرماتوربندی ، قالب بندی و بتن ریزی است.

شرکت ها  و سازمانهایی که بر اساس ساختار درست و استانداردی شکل گرفته اند ، معمولأ نتایج و مستندات و تجربیات پروژه های قبلی را به عنوان Organizational Project Assets یا OPAS نگهداری می کنند. این مدارک که بعنوان درس آموخته نامیده می‌شوند ، پایه و مبانی بسیاری از کارها در پروژه های آتی خواهد بود. از این اسناد می توان برای تهیه ساختار شکست کار یا تهیه لیست فعالیت های پروژه استفاده نمود.

• صاحبنظران و خبرگان

همیشه استفاده از نظر کارشناسان متخصص و با تجربه در پروژه راهگشای بسیاری از مشکلات خواهد بود. یکی از نکات بسیار مهم در تهیه لیست فعالیت ها ، آشنایی با فنون نقشه خوانی است ، تهیه لیست فعالیت ها بر عهده واحد کنترل پروژه است ، انجام اینکار بدون لحاظ کردن نظرات تیم های اجرایی و روند واقعی انجام کار ، صحیح نبوده و درگیر نکردن آنها در این مسأله سبب کاهش احساس مسئولیت آنها نسبت به برنامه و انجام کارهای محوله خواهد شد.

 

 

• چگونه فعالیت ها را نامگذاری کنیم؟

یکی از موارد بسیار مهمی است که در هنگام تشکیل ساختار شکست کار بایستی به آن توجه داشت نام گذاری فعالیت ها بشکل منحصر بفرد است. نام های بکار رفته برای هریک از فعالیت ها در هر موقعیتی بایستی قابل فهم باشد، یعنی اگر هر فعالیتی خارج از نوع دسته بندی در هر قسمتی که مشاهده شد ؛ بتواند مفهومی صحیح از نوع کاری که آن فعالیت قرار است انجام دهد را مشخص نماید ؛ برای درک بهتر به جدول زیر دقت کنید.

 

 

در یک برنامه زمانبندی ، ممکن است حالت های متفاوتی بسته به شرایط پیش بیاید که نیاز به مرتب کردن یا اعمال فیلتر روی فعالیت ها وجود داشته باشد ، حال اگر نامگذاری بر اساس نام های منفرد رعایت نشده باشد با مشکلات جدی بدلیل وجود تشابه اسمی فعالیت ها ایجاد خواهد گردید. فرض کنید مطابق تصویر زیر بخواهیم یک فیلتر روی فعالیت سفید کاری داخل جدول اعمال کنیم.

 

 

در صورتی که از نام های غیر منفرد استفاده کرده باشیم نتیجه بدست آمده بیانگر موقعیت دقیق محل انجام کار نبوده و صرفأ به ما میگوید که بایستی عملیات سفید کاری انجام شود و عملأ پیگیری را غیر ممکن می سازد ؛ در صورتیکه با استفاده از اسامی با نام های منفرد اطلاعات دقیقی از محل انجام فعالیت خواهیم داشت و هر نوع اعمال فیلتر میتواند ما را بر روی هدفی که بدنبال آن هستیم متمرکز کند.

• چه نکاتی را بایستی در نامگذاری فعالیت ها رعایت کنیم؟

1.  اگر نامگذاری و تعریف فعالیت ها به نحوی مناسب انجام نشده باشد ، انجام برنامه ریزی و همچنین کنترل پروژه با مشکل مواجه خواهند شد و  میبایست زمان بیشتری بر روی آنها صرف گردد ، از این جهت بهتر است تا فعالیت ها از بالا به پائین خرد گردند تا احتمال از قلم افتادن فعالیت ها به حداقل برسد.
2. در این نوع نامگذاری ممکن است زمان بیشتری نیاز باشد و باعث زحمت گردد اما ارزش انجام دادن آن را دارد. با استفاده از قابلیت هایی مانند Import ؛ Export ؛  Copy , Paste در نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه به آسانی می توان اینکار را انجام داد.
3. براساس استاندارد PMBOK فعالیت ها تا سطحی شکسته می شوند که به آنها بیشترین زمان تعلق گیرد نه کمترین زمان.
4. عبارت هایی که در ساختار شکست کار WBS استفاده می شوند بایستی همگی عبارت های اسمی باشد، چراکه باید یک محصول یا خروجی یا بسته کاری را نشان دهد (ماننده آسانسور ، سقف طبقه اول) ولی از طرف دیگر نام گذاری فعالیت ها باید دارای عبارت های فعلی باشد ، چراکه معرف انجام کاری هستند(ماننده بتن ریزی سقف طبقه پنجم).

• تفاوت فعالیت و ساختار شکست چیست؟

همانطور که پیشتر هم اشاره شد (WBS) یا ساختار شکست کار نشانگر اهداف و محدوده پروژه است. به عبارتی دیگر (WBS) اجزاء قابل تحویلی هستند که به بسته های کاری کوچکتر برای دستیابی به یک محصول قابل تحویل شکسته شده اند ، این درحالیست که فعالیت ها (Activities) وظایف یا کارهایی هستند که می بایست انجام شوند تا یک محصول قابل تحویل گردد. برای درک بهتر این موضوع به مثال های زیر توجه کنید.

1. آماده کردن نقشه های پارتیشن بندی برای طبقه همکف
2. نقشه های پارتیشن بندی طبقه همکف

همانگونه که ملاحظه می شود ، جمله اول بیانگر انجام یک کار می باشد (Activity) و جمله دوم بیانگر یک بسته کاری قابل تحویل می باشد (WBS) در آخر با توجه به مطالب بیان شده میتوان گفت که نام Activity ها علاوه بر منحصر بفرد بودن آنها ، باید نشان دهنده یک فعل یا انجام کار باشد.

• مدت زمان مورد نیاز برای فعالیت ها چگونه محاسبه می شود؟

پس از آنکه ساختار شکست کار WBS و نامگذاری فعالیت ها به پایان رسید ؛ نوبت به محاسبه مدت زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت ها می رسد ؛ انجام اینکار متأثر از امکانات و منابع موجود در سازمان از قبیل تجهیزات ؛ نیروی انسانی ؛ توان مالی و برخی عوامل دیگر است.

جهت برآورد زمان دقیق فعالیت ها باید با در نظر گرفتن حجم آنها ، مدت زمان دقیق و واقع گرایانه انجام فعالیت ها و در نتیجه زمان محتمل جهت شروع و پایان پروژه را محاسبه نمود. این محاسبه با درنظر گرفتن حالات مختلفی است که ممکن است در انجام پروژه با آن مواجه شویم.

• هیچ محدودیتی در زمان پروژه وجود ندارد

در این حالت با توجه به نداشتن محدودیت زمانی ، عامل مهم در تعیین زمان اتمام پروژه ، هزینه است که با درنظر گرفتن کمترین میزان هزینه ، بهترین حالت زمانی که به کمترین میزان استفاده از منابع منجر می گردد انتخاب خواهد شد.

• محدودیت منابع وجود دارد

در این حالت مدت زمان انجام فعالیت تا سقف حداکثر استفاده از منابع موجود بطول خواهد انجامید ، بگونه ای که بهینه ترین استفاده از منابع در دسترس انجام گردد.

• تاریخ های قراردادی

تقریبأ در تمامی پروژه ها زمان شروع پروژه و مدت زمان مورد نیاز جهت اتمام پروژه در قرارداد آورده شده است و تیم اجرایی موظف به تبعیت از این زمان ها بوده  و می بایست برنامه زمانبندی فعالیت های اجرایی را در قالب مدت زمان تعیین شده در قرارداد ارائه نماید.

همچنین در برخی مواقع بنابر هر دلیلی ممکن است فعالیت یا فعالیت هایی نیاز به اتمام در تاریخ های مشخصی داشته باشند که این موارد نیز بایستی در برنامه زمانبندی لحاظ گردد. لذا در حالت های کلی و حالت های خاص باید فعالیت ها بگونه ای برنامه ریزی شوند که منابع و تجهیزات مورد نیاز جهت انجام آنها در موعد مقرر فراهم شود.

 

• روش های محاسبه مدت زمان فعالیت ها

• تجارب کارشناسان اجرایی

در این تکنیک برنامه ریز جلساتی را با تیم اجرایی پروژه برگزار و نظرات آنها را در خصوص مدت زمان مورد نیاز جهت انجام فعالیت ها جویا می شود.

• پروژه های مشابه قبلی

در این روش برنامه ریز بایستی با الگو برداری از پروژه های مشابه قبلی ، آن را با شرایط واقع بر پروژه مورد نظر منطبق نماید. چرا که ماهیت اصلی پروژه منحصر بفرد بودن آن است ، پس زمان ها را نمیتوان بصورت قطعی مشابه در نظر گرفت ، حتی اگر پروژه ها از نظر بسته های کاری شباهت زیادی به هم داشته باشند.

• استفاده از روش پارامتریک

در این روش بر اساس رابطه بین منابع موجود و حجم کل کار متره شده مدت زمان مورد نیاز جهت انجام فعالیت را محاسبه می‌نمائیم. در نظر داشته باشید که همواره رابطه زیر مابین زمان مورد نیاز جهت انجام فعالیت ، نیروی کار (منبع) و کل کار برقرار است.

فرض کنید در یک پروژه طبق نقشه ابلاغی قرار است 100 متر مکعب خاکبرداری انجام شود. این درحالی است که با توجه به شرایط پروژه یک بیل مکانیکی با قابلیت برداشت خاک به میزان 10 متر مکعب در ساعت داریم. بنابراین طبق رابطه بالا مدت زمان انجام این فعالیت عبارت خواهد بود:

• تعیین روابط بین فعالیت ها در پروژه

پس از تهیه لیست فعالیت ها و مایلستون ها در پروژه نوبت به تعریف و تعیین توالی فعالیت ها و روابط بین آنها خواهد رسید. در استاندارد PMBOK چندین روش مختلف برای تعریف توالی فعالیت ها ارائه شده است که در تمامی نرم افزار های برنامه ریزی و کنترل پروژه مورد استفاده قرار گرفته است.

در این نرم افزارها محلی برای وارد کردن پیش نیاز (predecessor) و پس نیاز (successor) هر فعالیت تعبیه شده است . اصولأ روابط بین فعالیت ها به چهار دسته تقسیم بندی می شود که به معرفی آنها می پردازیم. باید به این نکته توجه داشت که کلیه فعالیت های پروژه به غیر از مایلستون های ابتدا و انتهای پروژه می بایست یک پیشنیاز و یک پس نیاز داشته باشند تا یک شبکه بین آنها برقرار شده و از ایجاد فعالیت های اصطلاحأ open ended activities جلوگیری شود.

• FS یا Finish To Start

در این نوع رابطه شروع فعالیت B منوط به اتمام فعالیت پیش نیاز آن یعنی فعالیت A خواهد بود. درواقع تا زمانی که فعالیت A به اتمام نرسد فعالیت B نمی تواند آغاز شود. بایستی توجه داشت دلیلی وجود ندارد که فعالیت پس نیاز که همان فعالیت B است بلافاصله پس از اتمام پیش نیاز خود یعنی فعالیت A آغاز شود ، بلکه فقط نمی تواند زود تر از آن آغاز گردد. در شکل زیر این نوع رابطه را ملاحظه می کنید. بعنوان مثال تا زمانی که فعالیت قالب بندی دیوار برشی در هر پارت به اتمام نرسیده باشد امکان شروع فعالیت بتن ریزی برای آن پارت وجود نخواهد داشت.

 

• FF یا Finish To Finish

پایان فعالیت پس نیاز ( فعالیت B) وابسته به فعالیت پیش نیاز خود یعنی فعالیت A خواهد بود. درواقع زمانی فعالیت B می تواند به اتمام برسد که فعالیت A تکمیل گردد. و فعالیت B نمی تواند زود تر از فعالیت A به اتمام برسد به شکل زیر توجه کنید:

• SS یا Start to Start

در این رابطه شروع فعالیت پس نیاز (فعالیت B) وابسته به شروع فعالیت پیش نیاز (فعالیت A) می باشد. در واقع فعالیت B زمانی می تواند آغاز شود که فعالیت A آغاز شده باشد. به شکل زیر توجه کنید:

• SF یا Start to Finish

شروع فعالیت پیش نیاز وابسته به پایان فعالیت پس نیاز خواهد بود. درواقع فعالیت B بایستی آغاز شود تا فعالیت A بتواند خاتمه یابد ، ماننده شیفت های نگهبانی. به شکل زیر توجه کنید:

 

معمولأ بیشتر روابط مابین فعالیت ها در حالت واقعی از نوع Finish To Start است و کمترین نوع روابط از نوع Start To Finish است. هرفعالیت باید یک پیش نیاز به صورت FS یا SS داشته باشد و همچنین یک پس نیاز به شکل FS یا FF.

• تعیین محدودیت ها (قیود) در فعالیتها

یکی از موضوعاتی که در هنگام برنامه ریزی بایستی به آن توجه کنیم ؛ نوع قید یا محدودیتی است که برای آن فعالیت در نظر گرفته شده است ؛ از قید ها Constraint برای اعمال زمان شروع یا خاتمه فعالیت ها در مواقع خاصی مورد نظر استفاده می‌کنیم.

• انواع وابستگی ها در پروژه ها کدامند؟

• وابستگی اجباری

آن دسته از وابستگی هایی هستند که در صورت رعایت نشدن ؛ فعالیت بعدی انجام نخواهد شد. بطور مثال اجرای بتن ریزی بدون انجام قالب بندی امکان پذیر نخواهد بود ، پس بین قالب بندی دیوار و بتن ریزی آن وابستگی اجباری وجود دارد.

• وابستگی احتیاطی

آن دسته از وابستگی هایی هستند که می توانند برنامه ریزی پروژه را تحت تأثیر خود قرار دهند. این نوع وابستگی ها معمولأ بشکل سیاست های راهبردی توسط مدیر پروژه بین فعالیت ها ایجاد می شوند.

• وابستگی خارجی

آن دسته از وابستگی هایی هستند که بین فعالیت های پروژه ای و فعالیت های غیر پروژه ای ارتباط برقرار می‌کنند. بعنوان مثال خرید آسانسور و ترخیص آن از گمرک ارتباطی با فعالیت های پروژه ندارد اما شروع فعالیت نصب آسانسور در پروژه منوط به ترخیص آن خواهد بود.

 

• برآورد حدودی منابع مورد نیاز فعالیت ها چگونه انجام می شود؟

به طور مثال برای انجام فعالیتی مانند سفیدکاری مدت زمان 10 روز برآورد شده است. سوال اینجاست که این فعالیت در مدت 10 روز با چند نفر انجام می گردد؟

اگر فرض کنید که هر اکیپ دو نفره شامل یک استادکار بنا و یک کارگر بطور متوسط بتواند روزی 15 متر مربع سفیدکاری انجام دهد ؛  بنابراین این اکیپ در مدت زمان 10 روز خواهد توانست 150 متر مربع سفیدکاری را به اتمام برساند.حالا اگر حجم سفیدکاری ما مطابق نقشه ها 300 مترمربع باشد برای انجام آن در مدت 10 روز نیاز به دو اکیپ دو نفره مشتمل بر دو استادکار بنا و دو کارگر خواهیم داشت.مثالی که در بالا به آن اشاره شد بیانگر این مهم است که رابطه مستقیمی بین منبع مورد نیاز جهت انجام فعالیت و مدت زمان انجام آن وجود دارد.

• منظور دقیق از منابع چیست؟

• آیا منظور منابع موجود و در اختیار است؟ بطور مثال 5 نفر در قالب دو استاد کار و سه کارگر بیشتر در اختیار نداریم ، در واقع مدت زمان مورد نیاز را بنابر راندمان این اکیپ بایستی بدست آورد ، یعنی خروجی منابع مورد نیاز جهت انجام فعالیت مورد نظر بایستی 5 نفر باشد.
• آیا منظور حداقل منابع مورد نیاز است؟ یعنی منظور این است که فعالیت سفیدکاری تنها با یک کارگر ساده قابل انجام نبوده و نیاز به یک استاد کار بنا هم هست. بنابراین بایستی در این حالت خروجی منابع مورد نیاز جهت انجام فعالیت مورد نظر 2 نفر باشد.
• منظور میزان منابعی است که باید با توجه به بودجه در دسترس جذب کرد؟ در این حالت ممکن است توجیه داشته باشد که از سه اکیپ 2 نفره شامل سه کارگر ساده و سه استادکار بنا برای انجام فعالیت استفاده کنیم.
• شاید هم منظور حداکثر نیروی قابل بکارگیری در فعالیت مورد نظر با توجه به محدودیت فضای کاری جهت انجام آن است. برای مثال بالا فرض کنید که در نهایت 8 نفر در قالب 4 اکیپ دو نفره فضای کافی برای انجام کار را داشته باشند.

مواردی که در بالا به آنها اشاره گردید به این دلیل بود که از نظر مفهومی مشحض می شود که نوع نگاه یا استراتژی ما در برآورد منابع مورد نیاز فعالیت و متعاقبأ مدت زمان برآوردی مورد نیاز جهت انجام فعالیت چیست.

 

• فعالیت ها چگونه وزن گذاری می شوند؟

وزن گذاری فعالیت ها جهت محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. درواقع میتوان گفت وزن هر فعالیت ، ضریب اهمیت آن فعالیت در کل پروژه است و معمولأ بر حسب درصد بیان می شود. روش های مختلفی برای وزن گذاری فعالیت ها وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:

• نظر خبرگان و مدیران فنی و اجرایی

در این روش با توجه به نظر خبرگان و افراد مطلع و درگیر پروژه از هر ارکان سه گانه پروژه یعنی کارفرما ، مشاور ؛ پیمانکار و کسب نظرات آنها ، وزن فعالیت های مختلف پروژه بدست می آید. معیارهایی نظیر میزان سختی کار ، مدت زمان مورد نیاز جهت انجام فعالیت ، هزینه انجام فعالیت و … در تعیین وزن فعالیت موثر خواهند بود.

• حجم برآوردی و هزینه ریالی هر فعالیت

در این روش ارزش ریالی هر فعالیت تعیین کننده وزن آن در پروژه است. بعبارتی دیگر هزینه های اجرای احجام کاری فعالیت ها مبنای وزن دهی آنهاست. در این روش وزن هر فعالیت از تقسیم هزینه اجرای آن فعالیت که طبق دستور العمل برآورد احجام و تخصیص منابع محاسبه و برآورد شده است بر هزینه برآوردی کل پروژه ، بدست خواهد آمد.

• ترکیب زمان و هزینه

در این روش از ترکیب وزن زمانی و ریالی یک فعالیت به نسبت 40% زمان و 60% هزینه می توان استفاده نمود. مزیت استفاده از این روش موثر بودن هر دو عامل بشکل همزمان در تعیین وزن یک فعالیت است.